Como uma integração com eSocial gerou economia de 17,3% nos benefícios de saúde da Convenia?

A Convenia é a primeira plataforma de gestão de pessoas 100% em nuvem do Brasil. A HRTech surgiu em 2012 com o objetivo de elevar o nível estratégico dos profissionais de recursos humanos, ajudando pequenas e médias empresas na digitalização de processos manuais e repetitivos. 

Fazer a gestão de benefícios pode ser uma tarefa bastante desafiadora para os times de RH. Além de garantir que tudo esteja certo para que as pessoas colaboradoras tenham a melhor experiência possível com o pacote oferecido, também é preciso manter a casa organizada para facilitar o trabalho e evitar possíveis erros. 

A motivação

Quando o assunto são benefícios de saúde, pequenas divergências de informação podem trazer impactos para o orçamento e, até mesmo, para a estratégia da empresa. 

Como uma corretora que tem a tecnologia como um dos pilares principais, nós sabemos a importância de integrar sistemas para garantir a coerência dos dados e, consequentemente, simplificar e otimizar o dia a dia do RH.

E foi com esse objetivo que surgiu a integração da Pipo com o eSocial, o sistema oficial do governo para obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. 

Com a obrigatoriedade do uso, o eSocial já se tornou um dos principais sistemas na rotina do time de pessoas e, por consequência, uma fonte de informação segura, confiável e atualizada. Uma espécie de fonte da verdade em que o time de RH alimenta e se guia.

Por isso, é esperado que a base de dados esteja em convergência com a base cadastral de todos os benefícios, sejam eles de saúde ou não. A divergência de informações, por mais simples que sejam, podem trazer problemas recorrentes no faturamento ou gastos desnecessários a longo prazo para a empresa.

O processo

Existem diversos motivos pelos quais podem ocorrer erros operacionais nas inclusões ou exclusões de beneficiários dos benefícios de saúde. De uma falha de comunicação entre corretora e cliente à um esquecimento de atualização durante uma rotina atarefada, integrar os sistemas nos permitia:

• Encontrar possíveis falhas de históricos anteriores e corrigi-las;
• Minimizar erros operacionais por parte da corretora ou operadora;
• Evitar divergências no processo de faturamento;
• Ter visibilidade de possíveis atritos de informação com dependentes;

Apesar do eSocial conter apenas os dados dos colaboradores, ou seja, dos titulares dos benefícios, é possível encontrar divergências em todo grupo familiar por meio dessas informações. Dessa forma, caso necessário, o RH terá visibilidade para correção. 

O objetivo da integração era claro: zerar as possíveis divergências entre a base de dados do cliente e as bases dos benefícios de saúde.

Para isso, o processo aconteceu em 5 etapas:

• Etapa 1) Acesso à base de dados
  
  • Solicitamos acesso à base de dados do eSocial do cliente - sempre levando em consideração as diretrizes da lei de proteção de dados.*
    
    • *É importante ressaltar que o acesso acontece apenas dos dados necessários para a checagem dessas informações, assim, preservando dados sensíveis do cliente.

• Etapa 2) Integração com o sistema
  
  • Com os dados em mãos, o time da Pipo iniciou a integração dos sistemas.

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• Etapa 3) Análise de divergências
  
  • Com a integração ativa, era possível comparar os dados cadastrados no eSocial e nas operadoras e apontar possíveis erros.

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• Etapa 4) Checagem com o time de RH
  
  • Encontradas as divergências, era preciso garantir junto ao cliente as informações corretas antes de seguir com a correção.

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• Etapa 5) Correção dos dados
  
  • Depois da checagem com o cliente, o nosso time seguiu com o protocolo de atualização das informações corretas nos benefícios de saúde, refletindo todas as alterações nas operadoras. 

O resultado da integração e a economia pro RH

Após a ativação da integração foram encontrados 24 divergências de dados, 11 destas com impacto financeiro para a empresa. 

As divergências mais encontradas foram de status de ativação nos benefícios, data de admissão e ausência de cadastro na base. Ao total, o impacto financeiro representava 17,3% do valor médio de uma fatura da Convenia - valor que, caso não fosse identificado, continuaria crescendo mês após mês.

Além do custo identificado, ter confiança nos dados compartilhados entre eSocial e benefícios de saúde é muito importante para o time de pessoas, como conta Lilian Luzzi:

A integração entre eSocial e benefícios de saúde na Convenia foi um passo crucial para nós. A identificação de divergências de dados, especialmente as com impacto financeiro, demonstra a importância da integração para garantir a precisão das informações e evitar custos desnecessários.

Os benefícios se estendem além da economia financeira. A maior confiabilidade nos dados permite uma melhor tomada de decisões por parte do time de pessoas, impactando positivamente a gestão de benefícios e a experiência dos colaboradores.

Recomendo que outras empresas sigam o exemplo da Convenia e implementem a integração entre eSocial e benefícios de saúde, usufruindo dos diversos benefícios que ela proporciona.