O design organizacional da sua empresa está favorecendo os fluxos de trabalho e os resultados?
Se sua resposta foi "não sei" porque você não sabe ainda que tipo de design é esse ou tem outras dúvidas sobre o assunto, siga em frente com a leitura deste post.
Vou te dar um panorama sobre o que é design organizacional, sua importância, e aplicações!
Para facilitar, você pode acompanhar os tópicos abaixo:
- O que é design organizacional
- A importância do design organizacional
- Para que serve o design organizacional
- O contexto da pandemia para o design organizacional
- O que é preciso para aplicar o design organizacional
- Benefícios do design organizacional
- Estruturando equipes utilizando o design organizacional
- Aplicação na gestão de pessoas
- 4 principais erros que podem ser evitados com design organizacional
O que é design organizacional?
Design organizacional é a definição ou redefinição da estrutura de equipes ou da organização como um todo, desenhado e ajustando a forma como as relações são estabelecidas, bem como as responsabilidades de cada pessoa ou área da empresa.
Para entender melhor, pense no que faz a pessoa que trabalha com design de ambientes: mais do que deixar o espaço bonito, a atuação desse profissional visa torná-lo funcional, adequado para as demandas de quem frequenta esse ambiente.
O design organizacional segue um princípio similar. Assim, cuida para que a estrutura de uma equipe ou da empresa seja definida de forma a favorecer o fluxo de trabalho, as entregas e a conquista de objetivos.
A importância do design organizacional
O design organizacional pode ser a diferença entre ter sucesso ao buscar atender às novas demandas do mercado ou fracassar.
Talvez você tenha notado que o mercado tem passado por inúmeras mudanças nos últimos anos.
Temos desde novas formas de oferecer serviços a novos modelos de organização do trabalho, entre outras. Coisas que, por vezes, mudam o foco e a forma de atuação de um negócio.
Encarar todas essas mudanças sem alterar a estrutura organizacional tende a prejudicar o fluxo básico de operações de uma empresa. Isso porque a estrutura determina os papéis, o fluxo de processos, a forma de execução de projetos… em suma, como as pessoas atuam no dia a dia.
O design ou o redesign organizacional é importante para garantir que essa estrutura siga fazendo sentido com o passar do tempo, trabalhando a favor da conquista dos objetivos e do sucesso dos negócios.
Para que serve o design organizacional?
Entenda que o design organizacional serve para otimizar os processos da empresa, garantindo mais agilidade e qualidade, melhor desempenho organizacional e mais facilidade no processo de tomada de decisões.
Assim, falamos de um processo de análise, desenho ou ajuste da estrutura que pode ser aplicado à equipes, separadamente, ou a toda organização para torná-la mais eficiente e capaz de gerar resultados.
O contexto da pandemia para o design organizacional
Entender para que serve o design organizacional é mais simples quando uma situação real deixa isso bem claro.
A pandemia de Covid-19 provocou várias alterações na atuação de empresas, no fluxo de trabalho e nos modelos organizacionais e de negócios. Frente a isso, de acordo com uma pesquisa da Gartner, 46% das lideranças em RH entenderam que era hora de repensar o design organizacional e a estrutura da gestão em suas empresas.
O porquê da necessidade de mudança esteve atrelado principalmente ao entendimento de que muitas organizações tinham uma estrutura rígida demais para se adaptar bem ao home office e a outras demandas que o momento apresentou.
Assim, a pandemia acelerou o processo de redesenho da estrutura organizacional, levando diversas empresas a questionar e alterar sua hierarquia, seus processos e fluxos de trabalho para melhor se encaixar no mercado.
Ainda que muitas empresas tenham voltado a uma atuação 100% presencial, convém entender que certas mudanças já eram tendências antes da crise de saúde e que se consolidaram a partir dela.
O que é preciso para aplicar o design organizacional?
Em suma, para aplicar o design organizacional é preciso mente aberta, análise e diálogo.
Usar o contexto da pandemia como exemplo serve, também, para indicar que a criação ou ajuste de um design organizacional demanda disposição para romper paradigmas e se abrir ao novo.
Isso significa aceitar que pode ser preciso mudar ideias e práticas que já estejam consolidadas na organização há anos, mas que dados e análises indiquem que não faz mais sentido.
Para que qualquer mudança seja feita, é preciso analisar o cenário interno considerando os recursos de que a empresa dispõe, seus atuais resultados, o que se deseja alcançar e por que.
Também é preciso analisar o cenário externo, entendendo suas potenciais influências a favor de uma mudança na estrutura da empresa e/ou do seu modelo de negócios, bem como avaliar tendências do mercado.
Tudo isso deve ser feito levando em consideração a opinião das pessoas da empresa por meio de pesquisas de clima organizacional e outras ferramentas.
Fazendo um recorte, se o momento for de refazer o design de uma equipe convém ouvir seus membros porque são os profissionais que saberão indicar melhor quais os gargalos no atual fluxo de trabalho, por exemplo.
Em uma escala maior, isso se aplica à organização como um todo.
Benefícios do design organizacional
Para ajudar você a entender a importância do design ou do redesign organizacional (vale dizer que o processo pode ser repetido sempre que necessário), destaquei três de seus principais benefícios. Veja:
Alinha o modelo de negócio aos objetivos da organização
O design organizacional permite que hierarquias e processos sejam reavaliados para que um modelo mais adequado seja implementado.
Pense que, se o modelo organizacional e o modelo de negócios não são os ideais para a conquista dos objetivos, vai ser mais difícil ou até impossível alcançá-los. Assim, é preciso promover ajustes e mudanças, escolhendo algo que facilite a execução de projetos e processos, além da tomada de decisões.
Rompe barreiras entre as áreas
O design organizacional favorece uma revisão dos processos, ou seja, do fluxo de trabalho e de informações. Assim, ajuda para que cada profissional e equipe entenda como a empresa opera e como as áreas se relacionam.
Isso ajuda a romper barreiras e contribui para trocas mais produtivas entre as partes, conferindo mais agilidade e até mais qualidade nas entregas.
Agiliza o tempo de resposta e a tomada de decisão
O design organizacional otimiza o uso do tempo e facilita a tomada de decisões por dois motivos: por romper barreiras e por oportunizar a atualização da hierarquia da empresa.
O primeiro motivo é o que acabei de explicar. Então, foquemos no segundo para entender que, buscando um desenho organizacional mais eficiente, o redesign pode horizontalizar a gestão de uma organização.
Isso significa dar espaço para que mais profissionais tomem decisões no dia a dia, fazendo com que essa não seja sempre uma atribuição apenas da liderança.
Com isso, a tendência é que menos tempo seja despendido até que uma decisão seja tomada e culmine em ação.
Estruturando equipes utilizando o design organizacional
A aplicação do design organizacional varia de uma empresa para a outra, podendo também divergir de uma equipe para a outra. Em outras palavras, não há uma fórmula pronta.
O porquê disso é fácil de entender. Voltemos ao design de ambientes. Ainda que todo escritório, por exemplo, tenha elementos em comum, cada detalhe pode ser escolhido de acordo com o que faz sentido para uma organização ou time.
O mesmo vale para o redesenho da estrutura organizacional. É preciso entender o que vai deixar cada equipe mais funcional, otimizando os fluxos de trabalho e comunicação.
Assim, é preciso levar em conta as responsabilidades dessa equipe, sua dinâmica de trabalho ideal, seu contexto e os objetivos buscados por meio do design.
Para tanto, um bom ponto de partida é o mapeamento de gargalos a partir de entrevistas com as pessoas da equipe, uma vez que conhecem a realidade e podem dizer o que acreditam que deveria mudar.
Quanto a isso, vale lembrar sobre os ajustes nas responsabilidades de cada pessoa e não somente nos fluxos. Algo que pode levar à uma alteração do tipo de hierarquia, aumentando a colaboração e favorecendo a descentralização.
É claro, tudo isso precisa fazer sentido para a equipe e a empresa em questão. Assim, também convém realizar uma fase de testes, avaliar resultados e promover antes de definir o novo design organizacional de vez.
Aplicação na gestão de pessoas
Lembra-se de que eu disse que o design organizacional ajusta as responsabilidades de cada pessoa, entre outras coisas? Esse ajuste do que cada profissional faz é ponto de destaque na gestão de pessoas.
É sempre bom ter em mente que o objetivo da gestão passa por promover o bem-estar dos colaboradores para que estejam aptos a buscar objetivos individuais e, claro, contribuir para a conquista dos objetivos da empresa.
Essa tarefa envolve uma série de estratégias, inclusive a que visa entender como aproveitar da melhor maneira cada talento que faça parte do quadro de funcionários.
Nessa análise, o design organizacional pode indicar mudanças que favoreçam o desempenho e o desenvolvimento dos colaboradores. Com isso, em conjunto com as lideranças, o RH pode orientar novas atribuições de responsabilidades e novas dinâmicas de trabalho.
4 principais erros que podem ser evitados com design organizacional
Extrapolando a gestão de pessoas, elenquei quatro erros que uma empresa pode enfrentar e cujas causas podem passar despercebidas das lideranças. Vou te mostrar como o design organizacional pode ajudar a solucioná-los. Confira:
Má governança
O principal sintoma deste problema são prioridades conflitantes, um resultado da existência de mais de uma liderança e da falta de clareza sobre a hierarquia organizacional.
Vamos a um exemplo. Uma equipe de marketing pode precisar responder ao gestor de contas, além de ficar sob a supervisão do gerente geral de marketing da empresa.
Se ambos os papéis não estiverem bem definidos, o gestor de contas e o gerente de marketing podem exercer papéis conflitantes. Algo que, por consequência, leva a prioridades conflitantes.
O design organizacional ajusta o desenho dessa hierarquia, bem como redefine responsabilidades para eliminar os conflitos e favorecer os fluxos operacionais.
Estrutura confusa
Um turnover elevado é o pesadelo de qualquer empresa e pode ter vários motivos. Um dos que passam despercebidos é uma estrutura organizacional confusa que sobrecarregue uns, limite a autonomia de outros e sirva para mascarar problemas.
É comum que, para tentar frear a alta rotatividade, empresas ofereçam bônus ou até criem novos cargos para passar a ideia de que alguém está sendo promovido. Medidas assim tendem a ter efeito temporário e levar a desarranjos no fluxo de trabalho.
Com isso, a estrutura seguirá disfuncional, afetando o desempenho, o ritmo das entregas, o engajamento e os resultados. Corrigir isso com um bom design organizacional pode ajudar a empresa a manter seus talentos e reduzir o turnover.
Falta de autonomia das lideranças
Quando colaboradores reclamam que suas lideranças são inacessíveis, é comum pensar que o problema está em uma postura autoritária ― comum a quem prefere ser chefe do que líder ― ou na falta de empatia, por exemplo.
Ainda que essas hipóteses possam ser verdadeiras, o problema que passa despercebido é o excesso de relatórios que alguns líderes têm que gerar.
Acontece quando a hierarquia da empresa é tão verticalizada que as lideranças precisam estar constantemente reportando tudo o que acontece a seus superiores.
Algo que mina o tempo desses profissionais e faz com que tenham dificuldade para estabelecer trocas com suas equipes.
O design organizacional ajuda porque, como já mencionado, pode alterar o modelo hierárquico da empresa e garantir mais autonomia em diversos níveis, o que favorece a presença de lideranças mais acessíveis.
Objetivos e métricas desalinhadas
Outro problema que tende a passar despercebido no que diz respeito à dificuldade para a conquista de objetivos é a rivalidade pouco saudável entre equipes ou áreas da empresa.
A depender do desenho organizacional, uma equipe pode entender que compete com a outra, sem a clareza de que, no fim do dia, trabalham por objetivos comuns.
Um caso clássico presente ainda em muitas empresas é o entendimento de que marketing e vendas não se dão bem, quando deveria ser o oposto.
O design organizacional pode resolver esse problema porque ajuda a derrubar barreiras e permite que indivíduos, equipes e setores entendam melhor os fluxos de trabalho e suas possibilidades de colaboração.
Para encerrar o assunto
Talvez toda essa conversa sobre design organizacional seja novidade para você, o que seria compreensível, já que não faz muito tempo que essa conversa começou a ganhar força.
Esse tipo de design é uma estratégia para adaptar uma empresa para lidar com mudanças que indiquem que ajustes na estrutura são necessários. Com a pandemia, passamos por um processo de mudança que forçou muitas empresas a buscar novas formas de operar.
Há outras circunstâncias que provocam a mesma demanda. Seja qual for o caso, considere a importância do (re)design organizacional para otimizar os fluxos, entregas e resultados da sua organização!
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