Integrar ambientes, processos e pessoas é um caminho que tem sido seguido por muitas empresas. Afinal, essa integração, chamada de gestão de facilities, colabora com a gestão do espaço de trabalho, promove funcionalidade e reduz custos.
Facilities vem do inglês, que significa instalações, e está ligada aos serviços de infraestrutura da empresa. Também conhecida como área de serviços gerais, sua gestão, que foi criada em 1960 nos Estados Unidos como facilities management, envolve todo o suporte da organização, como limpeza, manutenção, segurança, treinamentos, recrutamento e outros.
Para fazer uma gestão de facilities, a empresa precisa, primeiramente, avaliar se é melhor ter uma equipe interna, terceirizada ou mista. Afinal, ela representa um custo que deve ser muito bem avaliado e, quando mal executado, pode causar diversos problemas como equipamentos parados e até insatisfação de clientes.
E como é possível otimizar essa gestão? Acompanhe que vamos falar sobre isso!
Neste conteúdo você verá:
- Como otimizar a gestão de facilities
- Atribuições e competências de um profissional de facilities
- Tipos de serviços da gestão de facilities
- Benefícios da gestão de facilities
- Anywhere office e facilities management
Como otimizar a gestão de facilities
O primeiro passo para otimizar a gestão de facilities é ter uma visão global de todas as demandas da empresa. Para isso, será necessário fazer um levantamento de todas as áreas, assim como uma avaliação minuciosa dos serviços que cada uma delas requer.
Essa é uma atribuição que parece ser simples quando tratamos de pequenas empresas. No entanto, quanto maior o volume de itens ou de espaços, mais complicada fica a gestão de facilities.
Para fazer uma boa gestão, é preciso um plano de ação com um mapeamento de todas as instalações, pessoas, departamentos e equipamentos. Além de uma boa análise de riscos. Tudo isso precisa estar alinhado com as estratégias e cultura do negócio, e, principalmente, dentro do orçamento.
Existem algumas práticas que podem otimizar esta gestão, tais como:
Plano de manutenção preditiva
Cada empresa terá suas necessidades específicas quando se trata de plano de manutenção. Algumas terão máquinas e equipamentos, outras terão apenas o espaço físico no qual a empresa se encontra. Seja qual for a situação, se houver manutenção apenas quando há um problema, certamente custará muito mais caro.
Por conta disso, é necessário criar um plano de manutenção que faça uma programação da vida útil dos equipamentos para que haja revisões antecipadas, com base em um calendário pré-definido.
Esse plano deve ser feito em forma de um controle de solicitações de manutenção, sempre deixando claro todos os custos, materiais e pessoas envolvidas no processo. Além disso, deve-se também promover a melhoria contínua desses padrões, através de uma análise detalhada de todos os itens.
Dessa forma, é possível reduzir a necessidade de manutenções corretivas, assim como o desperdício de tempo, pessoas e recursos com equipamentos parados ou contratações de urgência.
Tecnologias e ferramentas
Existem no mercado diversos sistemas de gestão de processos para facilitar a vida do gestor de facilities. Estes possuem soluções como checklists que facilitam a tomada de decisão de maneira mais segura.
Além disso, também é possível encontrar várias ferramentas que ajudam nesta gestão como 5W2H, que é uma metodologia de gerenciamento da qualidade, o ciclo PDCA, que é uma ferramenta que promove melhoria de processos, ERPs que é um sistema de gestão integrado, ou softwares que padronizam processos e fazem agendamento de atividades.
Compliance e indicadores de qualidade
O gestor de facilities precisa estar a par de todas as regras e leis de cada uma das áreas administradas. Afinal, não se pode quebrar normas e conformidades durante a execução dos serviços e todos são diferentes entre si.
Além disso, é preciso entender ou estabelecer indicadores de qualidade para que todas as tarefas sejam cumpridas dentro da eficiência esperada e definida pela empresa.
Atribuições e competências de um profissional de facilities
O profissional responsável pela gestão de facilities tem como principal função garantir que estes serviços, que são considerados de suporte para a empresa, sejam realizados de maneira eficiente, agilizada e com o menor custo possível.
Só assim a empresa tem como direcionar seus esforços e recursos para os trabalhos relacionados à sua atividade. Ou seja, aqueles que geram receita para a empresa.
O profissional responsável pela gestão organiza a integração dos serviços de forma pontual, produtiva e com qualidade, sempre garantindo segurança em bem-estar para os profissionais e para o local onde atua. Seu trabalho, quando bem executado, transmite credibilidade, agregando valor à empresa, além de impactar nos resultados.
Existem também alguns desafios que o gestor pode enfrentar, como o controle de custos e prazos, saber gerenciar imprevistos, manter a empresa sustentável, estar dentro das regras e padronizações, assim como a contratação de mão de obra qualificada.
Por conta disso, mesmo não exigindo formação específica, o ideal é que este profissional tenha uma visão estratégica do negócio e entenda todo o funcionamento da organização, além de ter boas habilidades interpessoais, entendimento de custos, comunicação, liderança, resiliência, ética e saber trabalhar em equipe.
Tipos de serviços da gestão de facilities
Os principais tipos de serviços da gestão de facilities são:
- Alimentação: engloba os serviços de fornecimento de alimentos e catering para as pessoas envolvidas no negócio;
- Escolta: feita por profissionais especializados para efetuar a segurança de valores;
- Estrutura: todos os serviços que estão relacionados ao ambiente, como aquecimento, iluminação, encanamento, prevenção contra incêndio e ar condicionado;
- Jardinagem: normalmente executada por terceirizados, a jardinagem e o paisagismo são necessários quando existe manutenção de jardins;
- Limpeza: um dos itens fundamentais da gestão de facilities, a limpeza é tarefa básica para qualquer local, seja empresarial ou residencial. Inclui também a conservação de máquinas e equipamentos;
- Manutenção: se refere à inspeção e conserto, preferencialmente antecipado, de todos os equipamentos existentes no local como ar condicionado, geradores, motores e a edificação como um todo;
- Portaria: serviços de porteiro ou recepcionista para prédios, escritórios e empresas, com o intuito de receber pessoas, encomendas e cuidar da segurança nas entradas e saídas. Existem também opções de uso de tecnologia remota para este fim;
- Recrutamento: a seleção de pessoal pode ser feita tanto pelo time de RH quanto por empresa terceirizada especializada;
- Segurança: serve tanto para pessoas quanto para o patrimônio. Requer pessoal treinado e especializado e também se refere aos dados armazenados;
- Transporte: seja de pessoas ou de mercadorias, a logística costuma ter um alto custo para as empresas, precisando de uma boa gestão estratégica;
- Treinamentos: serviços de capacitação para funcionários de diversas áreas;
- Vigilância: a segurança também é outro item fundamental quando se trata de empresas de grande porte ou edifícios residenciais, normalmente feita de forma terceirizada.
Benefícios da gestão de facilities
Uma gestão de facilities bem feita pode trazer inúmeros resultados, conforme já mencionamos. Alguns benefícios específicos que esta integração de serviços gera são:
- Economia: fazendo previsões de manutenção e das demais necessidades com antecedência, com uma gestão eficiente é possível economizar com os gastos de emergência e até capacitação de pessoal ou trâmites trabalhistas, se os profissionais especializados forem terceirizados;
- Foco no trabalho principal da empresa: nós já falamos sobre isso, mas é importante frisar o quanto uma gestão de facilities pode fazer com que os demais profissionais possam focar no seu próprio trabalho, sem ter que se preocupar com os serviços de apoio;
- Melhora no bem-estar: com os serviços de base em dia, cria-se um ambiente mais saudável e seguro, o que aumenta a satisfação dos funcionários, clientes e demais pessoas que transitam pela empresa.
Anywhere office e facilities management
A cultura anywhere diz respeito aos trabalhos que podem ser executados de qualquer lugar como aqueles que são feitos em home office, por exemplo. Ela foi motivada, principalmente, por conta da pandemia de Covid-19 que fez com que diversas empresas precisassem implantar o trabalho remoto.
Tanto o anywhere office quanto a gestão de facilities estão em plena expansão, já que ambos fazem parte de uma gestão mais adaptável e dinâmica. No entanto, é importante entender que, mesmo não havendo uma estrutura física fixa, ainda existe a necessidade do facility management. Afinal, ainda é a função do gestor mapear as necessidades dos colaboradores e proporcionar uma base de serviços como ferramentas de capacitação, comunicação e outros.
Uma das vantagens da cultura anywhere em relação à gestão de facilities é que quando não existe um modelo tradicional de ambiente de trabalho, permite-se ao gestor a liberdade para atuar, podendo fazer isso de casa ou de onde julgar mais adequado. Isso faz com que a produtividade fique ligada à rotina que o gestor considera ideal para cada dia de trabalho.
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