O que é PDCA e primeiros passos para aplicar na sua empresa

30/6/2021

Por

Carolina Lais

O que é PDCA e primeiros passos para aplicar na sua empresa

O PDCA é um método de gestão que surgiu na indústria e hoje é muito utilizado por empresas que desejam melhorar seus produtos, serviços e processos. 

Trata-se de um ciclo de apenas quatro passos, mas que pode ajudar negócios a reduzir erros, identificar desperdícios e melhorar continuamente os seus resultados.

Então, vamos entender melhor o que é PDCA, como ele funciona e o que você precisa fazer para aplicá-lo na sua empresa? Boa leitura!

O que é PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão que visa melhorar produtos, serviços e processos de empresas em apenas quatro passos. São eles:

  • Plan – planejar; 
  • Do – executar; 
  • Check – verificar; 
  • Act – agir.


Ao longo do conteúdo vamos explicar detalhadamente cada passo, mas agora é importante que você saiba que todas as etapas são fundamentais e precisam ser realizadas nessa ordem para que o método funcione.

Como qualquer ciclo, o PDCA é um processo contínuo, ou seja, ao chegar no “último passo” as ações são reiniciadas. A ideia é que a melhoria seja contínua e por isso não faz sentido que o método tenha um fim. Afinal, sempre existe algo a ser aprimorado.

Como funciona o PDCA?

O PDCA é um ciclo de etapas interligadas entre si que resultam em uma melhoria contínua do aspecto escolhido pela empresa.

Tudo começa com o planejamento e isso mostra que a ferramenta deve ser o ponto de partida para as atividades empresariais. Antes de começar a execução de um novo projeto, por exemplo, os gestores podem definir se vão ou não aplicar o PDCA para otimizar o processo. 

Depois que o objetivo foi alcançado ou o prazo estipulado terminou, a equipe se reúne para fazer uma balanço do que foi feito, troca experiências, analisa os dados e a partir daí um novo planejamento começa a ser desenvolvido.

Ou seja: ao fim de um ciclo, um novo PDCA começa. 

Os erros, acertos e todas as experiências adquiridas no ciclo anterior são aproveitadas e a intenção é que o processo seja padronizado assim que começar a ter resultados positivos.

A empresa pode iniciar um PDCA, por exemplo, para reduzir a taxa de absenteísmo ou para aumentar a prospecção de clientes. Tudo depende de quais são as necessidades e intenções do negócio naquele momento.

Depois de encontrar uma estratégia que funciona, o time continua realizando o PDCA e vai realizando melhorias sempre que possível. Caso o resultado planejado não seja atendido no primeiro ciclo, a estratégia muda até que isso aconteça. 

Etapas deste modelo de gestão

O ciclo PDCA é composto por quatro passos. A seguir, vamos entender o que é preciso ser feito em cada uma dessas etapas.

Plan — planejar 

Na primeira etapa, a empresa deve fazer o planejamento do que será aprimorado nos passos seguintes. Para isso, é preciso identificar um objetivo a ser alcançado ou um problema a ser resolvido.

Após selecionar o objeto, será necessário desenvolver um plano de ação com os seguintes elementos:

  • descrição do objetivo ou problema;
  • detalhamento de métricas relacionadas(para reduzir o absenteísmo, seria necessário analisar também o turnover, o clima organizacional);
  • estratégicas que vão ser aproveitadas para solucionar a questão;
  • prazos e recursos necessários.

Do — executar

Planejamento realizado? Ótimo! Agora a empresa sabe o que precisa ser resolvido, como isso será realizado, quem vão ser os profissionais responsáveis e quais métricas vão ser utilizadas para mensurar os resultados obtidos. Então, o próximo passo é executar o que foi planejado na etapa anterior.

Durante essa etapa, todos os colaboradores citados no plano de ação vão iniciar as suas atividades e vão contar com ajuda e orientação dos seus líderes para executá-las da melhor forma possível. 

Inclusive, pode ser necessário realizar treinamentos e dar capacitações para que os funcionários consigam fazer o que foi proposto. Em outros casos, a empresa pode precisar contratar especialistas de fora para atingir a sua meta.

Seja como for, é importante que todos tenham saibam que está sendo realizado, compreendam o método de gestão e guardem os dados para que os resultados possam ser medidos.

Check — verificar 

A terceira etapa do ciclo PDCA é a verificação. Tudo o que foi executado precisa ser checado para que se entenda o que deu certo, o que não foi realizado, o que saiu fora do planejamento.

Esse passo é fundamental para medir o impacto das ações feitas e entender quais medidas devem ser adotadas a partir disso, o que nos leva à próxima etapa.

Act — agir 

Geralmente, a etapa de análise de resultados é a última, mas não é isso que acontece no ciclo PDCA. A partir do que foi observado na verificação, a equipe deve tomar decisões para continuar melhorando os processos. 

Diante de um resultado positivo, a metodologia utilizada pode ser padronizada e continuar sendo seguida no recomeço do ciclo. Nesse caso, apenas os erros identificados não vão ser repetidos. 

Essa padronização precisa ser documentada e repassada aos colaboradores no momento do balanço geral. Afinal, o método só vai continuar dando resultados positivos se os colaboradores estiverem comprometidos com as mudanças.

Agora, caso o resultado tenha sido negativo, será necessário refazer o plano de ação para corrigir o que não funcionou no momento de reiniciar o ciclo. Os erros podem ser aproveitados para identificar o que precisa ser mudado e é importante que todos os colaboradores envolvidos consigam participar dessa construção. 

Além disso, durante o processo, é comum que sejam identificadas novas oportunidades de melhoria, outros aspectos em que o ciclo de PDCA pode ser aplicado para aprimorar o trabalho desenvolvido no negócio. 

Por que utilizar o ciclo PDCA?

A aplicação do PDCA permite que a empresa tome decisões mais assertivas, baseadas em dados, e utilize os seus erros para aperfeiçoar processos — tornando a gestão mais eficiente. 

O ciclo PDCA pode ser utilizado em negócios de vários nichos e tamanhos, ou até mesmo em um único departamento do negócio, promovendo a previsibilidade de falhas, solução de problemas e melhorias contínuas de procedimentos.

Vamos imaginar que um colaborador de uma loja de sapatos teve uma ideia incrível para aumentar as vendas, mas ninguém sabe se ela vai funcionar e o que precisa ser feito para tirá-la do papel.

Mesmo com o apoio dos colegas e do seu líder direto, sem o auxílio de uma ferramenta de gestão, ele pode ter dificuldade de organizar o que está pensando e fazer o planejamento adequado.

Com ajuda do ciclo do PDCA fica mais fácil criar o plano de ação, mensurá-lo e entender se vale ou não a pena continuar investindo no projeto. Basta respeitar a ordem das etapas e pensar os resultados de formas estratégicas.

Confira quais são os principais benefícios de aplicar o ciclo PDCA na sua empresa:

  • ajuda na organização de ideias e projetos;
  • proporciona uma visão analítica das tarefas;
  • melhora a eficiência das atividades;
  • ajuda a definição de metas e objetivos empresariais;
  • aumenta a motivação e a produtividade dos colaboradores;
  • auxilia na identificação de falhas e oportunidades.
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Como aplicar na sua empresa

Nós já explicamos o que deve ser feito em cada uma das etapas do PDCA, mas para que você possa aplicar esse método da melhor forma possível, vale a pena detalhar mais uma vez. Confira! 

1º passo — planejamento:

  • identifique o problema;
  • reúna informações sobre ele;
  • crie um plano de ação.

Qual será o foco desse ciclo? Por que isso precisa ser resolvido neste momento? Várias questões importantíssimas precisam ser definidas na primeira etapa, como quais são as soluções para o problema, o que e quem vai ser responsável por realizar as atividades, quais são os prazos e quais métricas vão ser aproveitadas para mensurar os resultados.

2º passo: execução

  • envolva os profissionais e dê contexto;
  • execute o plano de ação.

Depois de planejar em detalhes, o próximo passo é convocar os colaboradores e iniciar a execução dos trabalhos. É importante garantir que os funcionários estão bem treinados e possuem todos os recursos necessários para executar o que foi proposto. 

3º passo: verificação/mensuração:

  • análise a execução;
  • meça os resultados e compare com o que foi proposto no planejamento.

Os resultados estão de acordo com o que foi planejado? Ainda durante a execução do plano, é indispensável começar a mensurar o desempenho do ciclo. A análise ajuda a identificar se o time está no caminho certo, quais procedimentos podem ser aprimorados.

4º passo: ação

  • resultado positivo: compartilhe os aprendizados e crie processos;
  • resultado negativo: crie hipóteses do que pode ter dado errado e recomece o ciclo.

Após a fase de verificação dos resultados, o time vai ter os dados e insights necessários para realizar ajustes antes de começar um novo ciclo.  

O PDCA é um método de gestão que reafirma que se melhorar não estraga e ainda fica mais excelente. Estamos vivenciando um momento de grande competitividade entre as empresas e é importante ficar de olho em ferramentas que podem melhorar o nosso desempenho.

Falando nisso, qual é a situação dos benefícios de saúde dos seus colaboradores? Cuidar com capital humano é indispensável para ter bons resultados! 

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