Uma das poucas certezas da humanidade é a mudança, independentemente do local, situação ou grupo social. Por isso, muitas empresas aplicam o Change Management, uma técnica feita exatamente para preparar para transformações.
Afinal, é importante lembrarmos que trabalhar com gestão é, primariamente, lidar com mudanças. Se há novos produtos, mudanças ocorrem, se um novo processo de contratação inicia, novas transformações. Novos líderes são sinônimos de mudanças.
Se antes as empresas costumavam ser burocráticas e engessadas, hoje a mudança é frequente e contínua para acompanhar a evolução do mercado. Por isso é tão imprescindível um sistema com a capacidade de ajudar a lidar e se preparar para alterações.
Precisa de ajuda com as transformações no ambiente de trabalho? Leia o texto e entenda mais sobre o Change Management.
O que você vai ver:
- O que é Change Management?
- Importância e benefícios para a empresa
- Tipo de mudanças organizacionais
- Como implementar a gestão de mudanças?
- Desafios do Change Management
- Treine o time de RH para ser mais eficiente
O que é Change Management?
Imagine as diversas mudanças que podem ocorrer em décadas dentro de uma instituição. Vamos pegar um exemplo prático: uma análise da consultoria global de carreira, a Korn Ferry, mostrou que 85% das companhias adotaram totalmente o home office em 2021.
Isso ocorreu devido à pandemia de Covid-19, uma vez que boa parte das instituições mudaram sua práxis e se adaptaram à necessidade do distanciamento social. Entretanto, para manter a produtividade e um bom clima organizacional, muitas aplicaram o Change Management.
Esse termo em inglês significa exatamente “gestão de mudanças” e sua intenção é ser um sistema composto por diretrizes e técnicas com a capacidade de lidar com as transições e transformações de uma determinada empresa.
Por isso, podemos ver o Change Management como a ferramenta que permite um processo de mudança feito de forma eficiente. Em outras palavras, ele garante um desenvolvimento de alterações sem grandes traumas e, consequentemente, mais eficaz.
Muitos especialistas afirmam que a gestão de mudança chega a ser uma subespecialidade do gerenciamento. Afinal, qualquer alteração que ocorra dentro da empresa, mesmo que mínima, precisa ser muito bem pensada e planejada.
E é bom ficar claro: as mudanças podem se referir a qualquer item dentro de uma instituição, até mesmo os liderados pelos grupos de Recursos Humanos. Estratégias, gestão de equipe, novos serviços e produtos, tudo pode ser usado para aplicar tal gestão.
Princípios do Change Management
São vários os princípios que norteiam o Change Management disponível em diversas literaturas. De acordo com o livro Principles of Topological Psychology de Kurt Lewin, existem 3 princípios base, cada um baseado no estágio do gerenciamento de mudanças:
- "Descongelar" o estado atual: os agentes de mudança precisam aplicar uma espécie de engenharia reversa, traduzindo e avaliando as mudanças futuras para "provarem" para os outros participantes que a mudança trará benefícios;
- Mudar o sistema: colocar as mudanças em prática, comunicando para os demais participantes. É nessa hora que deve-se perceber qualquer problema ou retrocesso que prejudiquem a implementação;
- "Recongelar": é a hora de relaxar e declarar que a mudança terminou, tenha ela sido aceita ou rejeitada.
Exemplos de Change Management
As mudanças mais comuns que ocorrem nas empresas são:
- Mudanças em relação a produtos;
- Necessidade de se reposicionar ou recolocar no mercado;
- Organização, automatização ou implementação de processos;
- Redução ou corte de despesas;
- Troca de equipe, gestores ou líderes.
Importância e benefícios para a empresa
A má administração de transições no sistema corporativo pode acarretar diversos dilemas. Entre eles, destacam-se o estresse organizacional, assim como perdas na rentabilidade e um ambiente ruim. Por fim, também é comum retrabalhos e baixa motivação no trabalho.
Existe uma resistência à mudança intrínseca ao ser humano e tudo isso pode ser evitado com uma gestão bem feita. A razão é bem simples: o Change Management diminui a rejeição a um novo sistema ou outras mudanças estabelecidas pela empresa.
Por isso, é comum vermos empresas acostumadas com a ferramenta conseguirem maior sucesso na aplicação das novas práticas de trabalho, se mantendo dinâmicas no mercado. No fim, aplicar a técnica é pensar no futuro da empresa.
Além disso, o Change Management também costuma gerar mais eficiência e capacidade em relação à adaptação das mudanças, reduzindo custos desnecessários, diminuindo o tempo de implementação, aumentando a produtividade e mantendo o clima organizacional saudável e com o menor estresse possível aos colaboradores.
Tipo de mudanças organizacionais
São quatro os tipos de mudanças organizacionais:
- Evolucionária: como o próprio nome indica, essa mudança ocorre de forma orgânica, sendo implementada com o tempo, a partir de uma meta pré-estabelecida. Aplica-se normalmente quando a empresa precisa atender a uma demanda de mercado;
- Incremental: trata-se de uma alteração ou uma soma à rotina de trabalho, sendo um item mais tranquilo e fácil de abordar. Um novo software nos computadores ou um aplicativo recém-criado, são bons exemplos;
- Revolucionária: visa manter o negócio funcionando, ou seja, exige organização para recolocar a empresa no mercado. As alterações podem incluir uma mudança na administração ou mesmo no produto oferecido. Muitas vezes acontece com empresas tradicionais que precisam se adaptar às mudanças do próprio mercado;
- Transformacional: geralmente, aplica-se quando uma crise se instala e a empresa precisa achar maneiras de superar. Nesse caso, é comum o modelo implicar em novas tendências na estrutura organizacional, assim como no setor operacional, de maneira completa, afetando todos os setores.
Como implementar a gestão de mudanças?
Agora que você já entendeu o conceito e a importância do Change Management é importante entender como implementá-lo. Vamos lá:
1. Identifique qual a transição necessária
Entender qual o problema é o primeiro passo para implementar uma transição na instituição. Nesse sentido, esclareça as metas da nova abordagem, os prazos a serem cumpridos e quem estará envolvido nessa mudança, sempre deixando claro o que será alterado e o porquê da necessidade.
2. Avalie os riscos
Cada alteração implica em riscos e é preciso rever cada um deles para entender se a mudança realmente vale o esforço. Também é necessário saber como essas mudanças vão afetar o escopo do projeto e o que será necessário para diminuir esse impacto.
Afinal, até mesmo uma pequena mudança pode acarretar em um efeito cascata no projeto e gerar riscos logísticos ou financeiros na empresa. É preciso avaliar também se os colaboradores precisam de algum tipo de suporte para se adaptar ao novo cenário.
3. Defina objetivos e estrutura
É necessário saber exatamente qual o objetivo da mudança, bem como os departamentos que estarão envolvidos nesse processo. Nesse momento, é preciso desenhar o projeto, definir a estrutura e como ele se desenrolará. Esses passos são obrigatórios para a liderança em questão.
Sendo assim, desenvolva e apresente um roteiro com as principais informações, como custos, prazos, benefícios do projeto e riscos que o mesmo traz. Dessa maneira, será possível assegurar uma fluidez maior no processo, sem causar grandes alterações na rotina da empresa, o que pode gerar impactos negativos.
4. Converse com a equipe
Para colocar o projeto em prática, a equipe precisa ser informada de cada passo, assim como das atitudes que devem ter frente ao novo momento. Alinhar expectativas promove o engajamento e deixa a situação menos complicada.
Aliás, a transparência na hora de planejar e executar as tarefas também faz parte da estratégia. Por isso, a comunicação das mudanças deve envolver todas as partes interessadas.
5. Ofereça os recursos necessários
Depois de comunicar aos funcionários, é preciso disponibilizar os recursos para garantir uma reestruturação eficaz. Novos softwares, equipamentos e ferramentas são alguns exemplos de recursos bases que precisam ser oferecidos aos colaboradores.
A mão de obra costuma ser a maior despesa do projeto, por isso, treinamentos e capacitações também fazem parte dos recursos que auxiliam a gestão de mudanças.
É preciso também documentar tudo, tanto para futuras auditorias, quanto para garantir que haja conformidade e as metas e objetivos sigam a trajetória correta.
6. Avise sobre atualizações
Ocorreu mudança nos planos? Avise a equipe. O orçamento teve que aumentar devido a um imprevisto? Notifique a chefia.
Manter a comunicação aberta evita atritos e a ocorrência de novos dilemas no processo de Change Management, além de gerar engajamento de todas as partes envolvidas.
Uma boa alternativa são reuniões de feedbacks que demonstram tudo o que está funcionando e o que está ocorrendo de errado para que o rumo do processo seja redirecionado.
7. Acompanhe os resultados da mudança
O acompanhamento vai ajudar a perceber se os objetivos foram alcançados e evitar que crises possam ocorrer.
Inclusive, deve-se comemorar as conquistas para manter a motivação da equipe e reconhecer todo o esforço dispensado. Afinal, como já mencionamos, mudanças podem ser difíceis e, além disso, cada pessoa reage de uma maneira diferente à elas. Sendo assim, é importante que os gestores tenham paciência e perseverança.
Desafios do change management
Muitos líderes acabam vendo as mudanças como algo disruptivo ao invés de entenderem que elas fazem parte da essência do trabalho gerencial. Dessa forma, é comum a equipe enxergar empecilhos e entender que as metas são muito difíceis de alcançar, gerando barreiras na no time.
Sendo assim, um dos desafios é treinar a percepção das mudanças nos gestores, focando no alcance de pequenos objetivos que podem ser conquistados aos poucos. Uma mudança em etapas, onde a cada rodada buscam-se metas mais ambiciosas.
Todo bom gestor precisa entender os desafios de aplicar uma técnica tão importante. Vamos ser honestos: alterações no ambiente de trabalho são desafiadoras e, muitas vezes, cansativas.
Esse é um dos maiores desafios do modelo: encarar o cansaço e mesmo assim obter sucesso na empreitada.
Outro problema é a falta de habilidade para lidar e sustentar cada alteração. Por isso, uma boa equipe de gestão precisa estar a par das necessidades e atuar com profissionalismo.
É responsabilidade dos gestores realizar melhorias contínuas, só assim eles desenvolvem sua capacidade de liderar para que o operacional possa implementar essas mudanças.
Também é fundamental que os gestores saibam que muitas mudanças são lentas, além de não serem previsíveis, mesmo com um bom planejamento. Tenha em mente que imprevistos podem acontecer e que precisarão de adaptação para que volte aos "trilhos".
Treine o time de RH para ser mais eficiente
Coloque as técnicas acima em prática e deixe sua equipe de Recursos Humanos ainda mais eficiente para lidar com a gestão de mudanças. Com isso, todo o processo de transição será mais eficaz e menos traumático.
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