O que é comunicação assíncrona e por que a sua empresa deve investir?

2/8/2021

Por

Aline Oliveira

O que é comunicação assíncrona e por que a sua empresa deve investir?

E se a gente te contar que, mesmo sem saber, a todo momento você toma atitudes que fazem parte da comunicação assíncrona? Quando você responde uma mensagem no WhatsApp horas depois de recebê-la ou quando assiste uma aula gravada, pois não pôde participar ao vivo, são alguns exemplos.

Certo, essas são situações cotidianas que, de certa forma, não trazem grandes impactos nas suas atividades ou nos seus relacionamentos, afinal, cada um tem seu tempo e ele está cada vez mais escasso para todos. Mas, e quando a comunicação é assíncrona no ambiente de trabalho? 

Já parou para pensar nos impactos e ruídos que podem haver quando ela não acontece em tempo real entre as pessoas que estão envolvidas nos mesmos projetos e atividades? 

Vamos conversar sobre isso e entender como é possível se comunicar de forma eficiente em tempos que demandam cada vez mais agilidade com as coisas e, ao mesmo tempo, mais clareza na comunicação. Você vem com a gente?

O que é a comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é aquela que não acontece de forma simultânea, ou seja: o tempo em que as pessoas se comunicam não é o mesmo. Assim, o emissor envia uma mensagem e o receptor responde em outro momento.

Com isso, a comunicação acontece de forma intermitente, à medida que ambos podem enviar e receber as informações. Um ponto importante sobre a comunicação assíncrona é que o espaço em que as pessoas se encontram não é tão relevante.

Uma pessoa pode estar em home office e realizar uma videoconferência (tempo real) com sua equipe — nesse caso, acontece a comunicação síncrona. 

No entanto, essa pessoa também pode estar no mesmo ambiente que seu gestor, lhe mandar um e-mail e receber a resposta desse e-mail só no dia seguinte, o que configura assincronicidade na comunicação.

Esse é um tipo de comunicação cada vez mais importante e adotado pelas empresas, devido aos novos formatos de trabalho, como o remoto e o home office. Porém, justamente quando as informações são assíncronas é que é preciso ter muita atenção quanto à melhor forma de fazê-la.

Diferenças entre o modelo de comunicação síncrona e assíncrona

Já que a comunicação assíncrona não acontece em tempo real, a comunicação síncrona tem essa característica; é realizada quando as pessoas conseguem se comunicar no mesmo momento, como em uma ligação, uma videoconferência e uma live.

A comunicação síncrona é, muitas vezes, necessária para tomadas de decisões urgentes, pois exige agilidade para passar e receber informações, como é o caso de uma gestão de crise e quando um cliente precisa de uma resposta rápida. Fora essas situações, lidamos mais com a comunicação assíncrona no dia a dia.

Principais benefícios da comunicação assíncrona

Enquanto a comunicação síncrona, apesar de necessária, é um formato que demanda tempo e, geralmente consome mais energia do trabalhador — afinal, ele precisa estar ali em tempo real —, a comunicação assíncrona pode ser adotada na maior parte da rotina de trabalho, pois:

  • garante mais autonomia, pois, sem uma supervisão tão direta, o colaborador tende a se organizar de forma independente, realizando as tarefas que já foram planejadas anteriormente para a sua rotina de trabalho;
  • se propõe a ser mais objetiva, já que, como é uma forma de comunicação mais lenta, requer cuidado para ter objetividade e clareza nas informações para não impactar o processo organizacional;
  • oferece mais segurança na troca de mensagens, pois tudo o que foi acordado pode e deve ser documentado por meio de e-mails, notas e comunicados feitos nas plataformas de comunicação;
  • disponibiliza mais tempo livre para a equipe, uma vez que a pessoa pode reagir à comunicação do outro no tempo em que lhe for mais conveniente. Isso é importante, pois evita o estresse causado pelo excesso de trabalho e o burnout.

Como melhorar os resultados com um novo modelo de comunicação

Para que esse modelo de comunicação funcione e traga os benefícios que citamos anteriormente, é preciso atentar-se para algumas medidas simples. Veja só!

Tenha objetividade e treine a equipe para isso

Como a comunicação assíncrona, muitas vezes, não permite ter a informação na mesma hora que você se comunica, é importante transmitir a mensagem sem rodeios e com clareza

Se a comunicação é feita em plataformas de mensagens, como o WhatsApp e Telegram, é importante cumprimentar a pessoa e, de preferência, enviar a mensagem logo em seguida sobre a solicitação que deseja. 

Porque se você esperar a pessoa te responder primeiro, para então continuar a escrever a mensagem, verá quanto tempo perdeu para resolver coisas simples, com uma rápida troca de palavras. Lembre-se: a comunicação assíncrona já tende a ser mais lenta, logo, ela pede uma transmissão ágil.

Sempre apresente o contexto

Como as mensagens não são transmitidas de forma simultânea, é importante sempre contextualizar as pessoas sobre o que está sendo dito ou sobre o que está sendo respondido. Afinal, é comum as mensagens se perdem em tantas outras conversas. Isso ajuda a evitar perda de tempo de todos.

Escolha os canais corretos

Essa dica também está relacionada à situação anterior, pois, como há muita troca de informações e cada um tem acesso a elas em momentos diferentes, é preciso escolher os canais certos para otimizar esse estilo de comunicação.

Para escolher as melhores ferramentas, é essencial conhecer o seu time, quais plataformas lhe são familiares ou que têm facilidade de acesso, quais permitem melhor interação e, ao mesmo tempo, são mais dinâmicas. 

Para troca de mensagens instantâneas algumas sugestões são Slack, Telegram e WhatsApp. Para gestão de atividades, considere plataformas como Trello, Asana, Notion, entre outras. O mais importante é testá-las e ver quais se adaptam melhor ao estilo de trabalho das equipes.

Atente-se aos detalhes da comunicação

O e-mail está claro? O texto foi digitado de forma correta ou há falta pontuação que pode abrir brechas para várias interpretações? Veja, por exemplo, a seguinte troca de mensagens:

Colaborador A: Você recebeu meu e-mail anterior? Vai querer participar do amigo oculto?

Colaborador B: Não vou querer participar do amigo oculto.

Qual foi a resposta dada pelo colaborador B, um sim ou um não? Veja como os detalhes na comunicação são importantes: como não há vírgula nem ponto final entre a palavra “não” e o “vou querer”, podemos entender que essa pessoa não vai querer participar da atividade e isso implica na retirada do seu nome da brincadeira.

Porém, ele pode estar se referindo ao não recebimento do e-mail e, ao mesmo tempo, estar respondendo à participação no amigo oculto. Assim, a forma correta para a resposta seria: Não. Vou querer participar do amigo oculto sim. Já imaginou ter de adivinhar tudo?🔮

Percebeu como até uma pontuação correta pode mudar o sentido de toda uma mensagem? Atente-se a esses detalhes — que na verdade, são elementos fundamentais na comunicação — e eduque seu time para não haver ruídos e interpretações erradas.

Respeite o tempo do outro (e o seu)

Nesse estilo de comunicação, é importante ter em mente que o tempo do outro é o tempo do outro e esse tempo precisa ser respeitado, principalmente quando não for nada urgente. Não é saudável exigir que o outro responda na mesma hora, pois, muitas vezes, a questão precisa ser avaliada para que possa ser respondida.

Da mesma maneira, é importante focar o seu tempo em atividades prioritárias e não achar que as pessoas precisam ser respondidas imediatamente. 

Por isso, separe as atividades por prioridades — e oriente os colaboradores para também fazerem assim —, resolva-as e estabeleça um horário para cada coisa, inclusive, para responder às mensagens que lhe chegam. Essa também é uma boa medida para preservar a sua saúde mental.

É válido terminar esta leitura ciente de que não existe comunicação boa ou ruim, ou seja, a comunicação assíncrona não é melhor que a síncrona e vice-versa. O mais importante é entender como cada uma funciona e como otimizá-las para usar cada formato no momento em que for mais indicado. 

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