O eSocial surgiu para reunir as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos trabalhadores em uma única plataforma. Assim, órgãos e instituições que fazem o controle dessas atividades para os cidadãos contam com esses dados de forma integrada, em ambiente centralizado e focado em reduzir a burocracia.
O sistema ainda gera muitas dúvidas e uma certa aversão nos profissionais de DP e RH. Porém, apesar de ser uma atividade trabalhosa, cadastrar-se no eSocial oferece várias vantagens para as organizações.
Veja quais benefícios são esses, como funciona o programa, como está o cronograma de implementação e outros esclarecimentos importantes sobre o assunto. Aproveite a leitura!
Aqui, você encontra:
- O que é eSocial?
- Quais obrigações serão concentradas no eSocial?
- Vantagens de se cadastrar no eSocial
- Cronograma eSocial
- Manual eSocial
- Penalidade para empresas que não aderirem ao sistema
- Como adequar a sua empresa para o eSocial
O que é eSocial?
O eSocial é uma plataforma informatizada do Governo Federal que reúne toda a escrituração digital dos trabalhadores.
Hoje, como estamos inseridos cada vez mais em ambiente online, era esperado que esses sistemas que envolvem dados dos trabalhadores também se modernizassem e ganhassem um viés mais tecnológico e integrado.
As empresas enviam, diariamente, informações e declarações sobre os seus funcionários e, até a vinda do eSocial, cada órgão que exerce atividades fiscais, trabalhistas e previdenciárias contava com plataformas individualizadas para prestação dos serviços.
O objetivo do programa é modernizar e reduzir a burocracia de livros, formulários e papéis em cada instituição, além de oferecer um meio informatizado e integrado no qual todas as questões relativas ao trabalhador sejam inseridas e acessadas em uma só plataforma.
Por isso, o Governo Federal implementou o sistema, em parceria com a Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS, Previdência Social e o Ministério da Economia. Com a medida, podemos dizer que o eSocial é a folha de pagamento digital do trabalhador.
Quais obrigações serão concentradas no eSocial?
Todas as atividades trabalhistas, fiscais e previdenciárias que já eram executadas pelas empresas deverão ser concentradas agora no eSocial. O sistema unifica, ao todo, 15 atividades e obrigações acessórias que devem ser inseridas de forma integrada e não mais separado:
- Livro de Registro de Empregados;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Guia de Recolhimento do FGTS;
- Informações à Previdência Social (GFIP);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Quadro Horário de Trabalho (QHT);
- Folha de pagamento;
- Guia da Previdência Social (GPS).
Viu como o sistema contempla as atividades que já envolviam todos os dados dos trabalhadores? Ou seja: o que mudou foi a forma de inserir informações do que já era feito no universo trabalhista.
Vantagens de se cadastrar no eSocial
Falamos anteriormente que, devido à transição de informações e por ser algo relativamente novo no mercado de trabalho, muitos profissionais que lidam com questões legais trabalhistas têm uma certa aversão ao eSocial. Porém, veja quantos benefícios ele também oferece às empresas:
- redução de tempo ao repassar as informações aos órgãos competentes;
- facilidade de acesso ao histórico dos colaboradores na empresa;
- como na plataforma constam informações sobre o cargo, salários e benefícios de forma unificada e simples, esses dados ajudam no sistema de gestão de pessoas, de recrutamento e seleção, a definir planos de cargos e salários, entre outros;
- simplicidade para envio e correção de informações;
- atualização dos dados do colaborador em tempo real;
- automatização dos processos de DP;
- mais segurança no armazenamento de dados, já que os dados ficam protegidos por um sistema de segurança e não se perdem em formulários e papéis;
- agilidade para ter tudo de forma acessível para as empresas, sem a necessidade de investir em vários programas distintos, pesados ou ultrapassados.
Cronograma eSocial
Apesar de o eSocial ter sido decretado em 2014, mas ser obrigatório desde janeiro de 2018, ainda existem empresas que precisam fazer a adesão ao novo sistema. Antes da pandemia, o cronograma era dividido em quatro grupos.
Porém, com os impactos sociais e econômicos causados pela covid-19, como você já sabe, várias leis trabalhistas foram alteradas.
Com isso, as empresas que não haviam feito a entrega antecipada da adesão ao sistema, devem fazê-lo a partir do período de apuração julho de 2021, com o restante do 2º grupo e com o 3º grupo do eSocial.
Veja o cronograma de acordo com o portal do programa:
A Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021 definiu as seguintes competências a partir das quais a DCTFWeb será obrigatória e substituirá a GFIP:
Manual eSocial
Como as informações sobre novos projetos e, principalmente, que envolvem implementações por parte do governo tendem a serem publicadas em vários portais, alguma informação pode ser truncada ou se perder pelo caminho.
Por isso, é importante ter o Manual de Orientação do eSocial sempre como fonte de consulta para ficar por dentro das obrigações por parte da empresa e ampliar seu conhecimento sobre o assunto para evitar possíveis erros.
Penalidade para empresas que não aderirem ao sistema
Independentemente do porte da empresa, se ela tem a partir de um empregado — incluindo os MEIs que contam com apenas um funcionário — precisa utilizar o eSocial. Além disso, pessoas físicas que contratam pessoas, também devem aderir ao programa.
Saiba que antes, o eSocial era uma plataforma utilizada obrigatoriamente apenas por empresas de grande porte, mas a partir de 2018, a exigência se estendeu a todas as organizações que contam com pelo menos um funcionário.
Ou seja, apenas os profissionais MEIs e que trabalham sozinhos não precisam adotar o sistema. Por isso, empresas que são obrigadas e não aderirem, estão sujeitas a multas previstas na legislação do programa.
Além disso, a implementação e não utilização do eSocial no decorrer das atividades da empresa ocasionará no recebimento das mesmas multas já existentes nas legislações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias, e elas variam de acordo com o tipo de serviço ou comprovante não declarado.
Como adequar a sua empresa para o eSocial
Como você entendeu, a adequação ao eSocial não é uma escolha e sim, uma obrigação. Por isso, é preciso elaborar um planejamento para tornar o processo mais leve e eficiente na sua empresa. Selecionamos algumas medidas que podem ajudar:
- adeque-se ao ambiente eletrônico: a plataforma do governo não requer sistemas específicos para inserir as informações dos trabalhadores. Isso facilita para que a organização adote uma ferramenta eletrônica interna de sua preferência na qual seja fácil gerar os arquivos requeridos pelo eSocial.
- atualize dados cadastrais dos colaboradores: isso facilitará muito o fluxo de inserção das informações e evitará erros na transmissão dos dados, impedindo que ocorram outros prejuízos no futuro;
- revise os dados de cálculos trabalhistas: o sistema eletrônico exigirá um detalhamento maior das informações dos cálculos previdenciários e trabalhistas dos colaboradores. E se informações antigas e erradas caírem no sistema, a empresa poderá ser multada. Por isso, garanta que tudo tenha sido feito de acordo com a lei com uma boa revisão.
Tenha em mente que o eSocial não é nenhum bicho de sete cabeças e que agora é a hora de você se preparar e preparar o seu setor para utilizar o sistema de forma eficiente, otimizada e, acima de tudo, correta.
Se possível, invista em cursos que ajudarão a conhecer a plataforma de maneira mais aprofundada.
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