Assim que a pessoa que se candidatou a um emprego recebe um e-mail ou ligação de aprovação, para a empresa, o processo de admissão inicia sua fase final: a burocracia da contratação.
Mas até chegar nesta etapa, muitas outras precisam ser cumpridas pela organização contratante e também pelo candidato.
Neste post, você vai entender melhor o que esse processo abrange, como estruturá-lo em sua empresa, além de erros comuns que precisam ser evitados. Confira!
Neste conteúdo você encontra:
- O que é admissão?
- Etapas do processo de admissão
- Qual a importância de um processo de admissão bem estruturado?
- Exame admissional
- O que muda com a nova lei trabalhista
- Admissão de colaboradores online: é possível?
- Tipos de contrato de trabalho
- Principais erros em processo de admissão
O que é admissão?
O processo de admissão começa com o recrutamento e seleção e termina com a assinatura do contrato, da carteira de trabalho e de outros registros necessários.
Isso significa que a admissão é complexa e tem várias etapas que demandam planejamento, organização e uma estrutura sólida para tudo correr bem.
Aliás, quando falamos em "tudo correr bem", nos referimos à escolha dos profissionais ideais para as vagas e às questões burocráticas que garantem tanto a legalidade da contratação quanto os direitos da empresa e dos colaboradores.
Atualmente, o processo de admissão pode acontecer até mesmo online, o que permite que a empresa abra vagas 100% remotas e contrate pessoas de qualquer localidade.
Etapas do processo de admissão
Como dissemos antes, a admissão é complexa porque envolve diferentes etapas e cada uma delas demanda atenção estratégica do RH.
Veja só:
Recrutamento e Seleção
O processo começa com o time de R&S ou um recrutador externo, que acompanhará todas as fases da admissão. Analisar a jornada do candidato é muito importante para garantir que todas as etapas estão sendo bem feitas. E tudo começa com a criação da vaga.
Antes de qualquer coisa, os detalhes desta precisam ser bem pensados em conversa entre lideranças e RH. Além disso, os requisitos e responsabilidades devem ser descritos de forma clara.
Isso aumenta as chances de que somente profissionais com perfil compatível se candidatem.
Outra possibilidade é fazer um recrutamento ativo, ou seja, os recrutadores é que procuram os candidatos e oferecem propostas de emprego. Normalmente isso acontece quando a empresa já tem um banco de currículos.
Publicação da vaga
Para o processo de admissão, o RH precisa definir em quais canais fazer a divulgação da vaga e isso é mais importante do que parece.
Ainda que a empresa possa contar com o compartilhamento do post nas redes (você já deve ter visto como esse tipo de oportunidade circula bem), também convém buscar canais em que os profissionais desejados estão.
Assim, vale considerar plataformas especializadas na divulgação de vagas e redes profissionais, como o LinkedIn.
Acompanhamento de candidatos
À medida que pessoas interessadas em preencher a vaga surgem, dúvidas aparecem também. O processo de admissão engloba acompanhar esses profissionais de modo a sanar eventuais dúvidas e conduzi-los em cada etapa.
Isso vai desde o fornecimento de informações sobre data, horário e local de entrevistas até as orientações sobre quais documentos são necessários para concretizar a admissão, prazos e outros detalhes.
Processo seletivo
Seja qual for a modalidade, depois de feita a seleção dos candidatos, ocorrem diversas etapas para conhecer bem cada um deles e analisar quem é o melhor para a vaga.
É aqui que são realizadas as entrevistas com gestores e com o RH, testes específicos e psicológicos, dinâmicas e alinhamento de expectativas.
Depois de tudo isso, é possível identificar qual a melhor pessoa para o cargo.
Aprovação do candidato
Enfim chegamos à etapa final da seleção: a hora de dar a boa notícia! Um dos candidatos foi selecionado para fazer parte da empresa e isso merece uma comemoração.
Vibre com a pessoa selecionada, sim, afinal isso é uma conquista tanto da empresa quanto do futuro colaborador; mas não se esqueça de pedir todos os documentos necessários para oficialização do cargo.
Além disso, é muito importante dar um feedback honesto e empático para todas as pessoas que participaram no processo de admissão, mas não foram escolhidas. Isso mostra que a empresa as valoriza, o que mantém a boa relação profissional e ajuda na reputação do negócio.
Esse feedback não pode ser só uma negativa à vaga, mas precisa ser construtivo para quem o recebe. O intuito é que ela se sinta vista e que saiba quais aspectos podem ser melhorados.
Validação dos documentos
É papel do RH saber quais são os documentos obrigatórios para o processo de admissão e solicitá-los aos profissionais aprovados na seleção.
São eles:
- Carteira de Trabalho;
- Cópia da carteira de identidade;
- CPF (Cadastro de Pessoa Física);
- Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
- Título de Eleitor;
- Certidão de Nascimento e Casamento;
- Certificado de Reservista ou de dispensa do serviço militar (para homens);
- Carteiras profissionais dos órgãos de classe (é o caso da OBA, por exemplo).
Além disso, a empresa tem direito de solicitar que o profissional passe por um exame admissional para se certificar de seu estado geral de saúde e adequação à função a ser exercida.
Regulamentação do novo colaborador
Com os documentos entregues, a empresa precisa registrar as informações na CTPS. Já as informações relativas à jornada de trabalho têm que ser enviadas ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, para regularizar o FGTS.
Com os dados em mãos, também já é possível comunicar o vínculo empregatício pelo e-Social.
Elaboração do contrato
É comum que empresas tenham contratos prontos que servem de base para cada nova admissão. Porém, é importante lembrar que algumas negociações podem ocorrer e, nesse sentido, talvez haja a necessidade de modificar alguns detalhes do acordo.
As obrigações mútuas precisam estar bem descritas para que os direitos de ambas as partes sejam protegidos.
Definição de benefícios
Toda contratação é uma via de mão dupla e os profissionais também esperam algo das empresas para as quais se candidatam. Assim, além do salário, o RH precisa alinhar quais benefícios serão listados para atrair candidaturas.
Dica: listar benefícios obrigatórios como se fossem "extras" não é interessante, viu? Entretanto, estes podem ser mencionados a título de informação;
Preparativos internos
Depois que tudo isso foi feito, é hora de arrumar a casa para o novo colaborador! Ele vai precisar de equipamentos de trabalho, um e-mail corporativo, além de acessos e senhas, registro e identificação do usuário no controle de ponto, etc.
Caso a pessoa aprovada tenha alguma deficiência ou, por qualquer outro motivo, precise de adaptações específicas para realizar sua função, essa é a hora de providenciá-las também.
Onboarding
A apresentação da nova pessoa colaboradora à equipe também é um dos momentos mais especiais de todo o processo!
É muito importante que os líderes tomem iniciativa e mostrem tudo o que foi organizado para que ela possa ter o melhor desempenho desde o começo.
Além de apresentar o espaço e tudo o que foi dito no item anterior, é fundamental comunicar as regras da empresa, código de conduta assim como sua missão e valores.
Também é necessário criar um plano de ação para os primeiros dias de trabalho, o que inclui o treinamento inicial.
Neste treinamento, ele vai aprender como funcionam os processos internos da empresa e as ferramentas utilizadas. É nesse momento que ocorre um alinhamento de expectativas entre a organização e o novo funcionário.
Por fim, ainda é interessante que a comunicação aconteça de maneira mais intensa nesse primeiro momento. Assim, a disponibilidade da equipe e dos gestores é essencial para essa ambientação.
Qual a importância de um processo de admissão bem estruturado?
Agora que você conhece as etapas da admissão, deve entender melhor por que esse processo precisa ser bem estruturado. Mas, para não deixar nenhuma dúvida, queremos destacar alguns pontos.
Diminuir custos
Um processo bem organizado e planejado é a chave para evitar gastos desnecessários e retrabalho nas diversas etapas.
Desta forma, você ainda consegue poupar tempo, diminuir as tarefas burocráticas, além de outros tipos de desperdícios.
Reduzir o turnover
A forma como uma empresa estrutura seu processo de admissão impacta sua imagem positiva ou negativamente. Isso, por sua vez, interfere na sua capacidade de atrair e reter talentos.
Um bom processo contribui para um bom fit cultural, ou seja, para que o perfil dos candidatos e dos contratados esteja bem alinhado com o perfil da empresa.
Quando isso acontece, a adaptação se torna mais simples, os profissionais se sentem mais motivados e a rotatividade de funcionários tende a ser menor.
Quando não acontece, a empresa perde produtividade e ainda tem que arcar com os gastos de um processo demissional e uma nova admissão.
Reduzir os riscos jurídicos
Aqui vale a pena seguir à risca o que a legislação orienta — buscando ajuda especializada, se necessário — para não ter que gastar muito mais tempo e dinheiro, além de outras possíveis complicações, lá na frente.
A admissão demanda, por exemplo, um contrato bem redigido e que todas as etapas burocráticas ― assinatura de documentos, comunicação ao eSocial e outras ― sejam feitas no prazo certo.
Dessa forma, a empresa garante os direitos dos colaboradores e também os seus, minimizando riscos futuros de processos trabalhistas por erros na documentação.
Vale ressaltar que hoje a maior parte destes processos na Justiça do Trabalho dão ganho de causa para o trabalhador.
Fazer uma contratação estratégica
Como já foi dito, uma contratação acertada tem inúmeras vantagens.
Mas, para que isso aconteça, é importante que a equipe de recrutamento e seleção avalie os candidatos através das práticas mais atuais do mercado, como testes psicológicos, automação de tarefas e processos de aceleração do ROI, entre outros.
Exame admissional
O exame admissional é um procedimento médico que acontece durante o processo de admissão e é bastante importante. O objetivo é ver se o futuro colaborador está, física e mentalmente, apto a desenvolver a função que lhe foi designada na empresa.
Para comprovar isto, ele precisa passar por consultas com o médico do trabalho da instituição, que vai:
- Medir a pressão arterial
- Realizar exame de vista
- Performar uma audiometria
- Fazer exame de urina e sangue
- Verificar o quadro clínico e histórico de saúde familiar
- Avaliação psicológica
Vale ressaltar que os exames podem mudar segundo a função a ser realizada.
Ele é obrigatório pelas leis trabalhistas — e faz parte dos exames ASO, que atestam a saúde ocupacional — por ser uma garantia de segurança tanto para a empresa quanto para a pessoa contratada.
Também é importante saber que alguns exames não podem ser solicitados para admitir um candidato na empresa, como:
- Exame de gravidez
- Exame toxicológico
- Exame de HIV
- Esterilização
O que muda com a nova lei trabalhista
A Reforma Trabalhista já não é tão nova assim, mas ainda gera dúvidas. Quando entrou em vigor, em 2017, a "nova lei trabalhista" promoveu mudanças que afetam algumas regras para a contratação. Confira:
- O home office passou a ter previsão legal e o texto da CLT agora apresenta detalhes quanto a isso;
- O famoso "bico" foi regularizado como trabalho intermitente e, desde então, há regras claras para esse tipo de contratação;
- As Convenções Coletivas de Trabalho têm prevalência sobre a CLT.
Isso significa que, para cada contratação, o RH precisa consultar a Convenção ou Acordo Coletivo firmado e conferir possíveis regras diferentes em relação à CLT para, então, finalizar o contrato.
Tipos de contrato de trabalho
A entrada de um novo colaborador na empresa pode se dar por meio de contratos muito diferentes entre si.
É importante que você conheça cada um deles e saiba quais as suas especificidades em relação ao nível de senioridade, tempo de trabalho, modelo de contrato e outras características.
Vejamos um por um:
Contratação por tempo indeterminado
Acontece quando a pessoa contratada não tem um período exato de encerramento das atividades. Normalmente ele é encerrado só quando uma das partes decide rescindir o contrato.
Contrato temporário
Diferente do caso acima, esse tem um prazo estipulado desde o começo. Segundo a lei, ele tem o prazo inicial de 2 anos, podendo ser prorrogado por mais 2.
Mas há algumas exigências necessárias para que este possa acontecer conforme a legislação brasileira:
- O serviço realizado é uma atividade transitória, como: contratações turísticas na alta temporada
- O tipo de serviço a ser desempenhado tem uma data para terminar: contrato de jogadores de futebol, de trabalho numa construção civil, de colheita de um determinado alimento, etc.
Contrato por experiência
Este tipo de contrato acontece quando o empregador quer “testar” o trabalho do colaborador para certificar-se de que é a melhor pessoa para o trabalho.
Ele tem o prazo de 90 dias sendo que estes podem ser contabilizados por três meses seguidos ou não. Está prevista na CLT a possibilidade da pessoa contratada trabalhar por 30 dias e prorrogar o acordo por mais 60.
Atenção: tanto o contrato por experiência quanto o temporário só podem ser realizados quando há necessidade de substituir uma pessoa ou para suprir uma demanda extra da empresa.
Além disso, o acordo estabelecido deve ocorrer de maneira indireta, através do contato com outra empresa e não com a pessoa física — isso caracterizaria um contrato definitivo.
Trabalho autônomo
No contrato de trabalho autônomo a pessoa contratada não possui vínculo empregatício, ou seja, não é subordinada à empresa contratante. A natureza do acordo é de uma parceria profissional, portanto.
É um tipo de contrato que normalmente é feito entre empresas (PJ). Ele ficou ainda mais comum depois da pandemia de COVID-19 e continua acontecendo com bastante frequência.
Estágio
Para que o estágio seja legal, ele precisa que o estagiário seja também estudante. Além disso, é importante ressaltar que não existe um contrato em si, mas um termo de compromisso entre as partes que defina, de maneira clara, quais serão as atividades desempenhadas.
Vale a pena acessar a Lei de Estágio para ver as mudanças mais recentes e manter-se atualizado.
Menor aprendiz
Já o contrato de menor aprendiz é realizado com estudantes que tenham entre 14 e 18 anos e também é um tipo de trabalho que acontece por um tempo determinado.
A Lei 10097, que possibilita essa contratação, foi instituída em 2000 e também postula que o trabalho aconteça por no máximo 2 anos.
O horário de trabalho deve ser no contra turno escolar, já que uma das exigências da lei é que o aprendiz mantenha a frequência escolar.
Além disso, o salário deve ser compatível com a quantidade de horas trabalhadas e a anotação deve ser feita na CTPS.
Admissão de colaboradores online: é possível?
Logo quando explicamos o que é admissão, apontamos que é possível conduzir o processo online. Para tanto, além de uma estrutura clara e bem definida, o RH precisa contar com algumas ferramentas.
O mais interessante é contar com sistemas que favoreçam a digitalização do processo para que documentos sejam enviados e assinados dessa forma.
Quanto a isso, ressaltamos duas dicas: lembre-se de que a Carteira de Trabalho e Previdência Social Digital já existe e que a empresa pode buscar serviços de assinatura online.
Cada vez mais, a tecnologia tem feito parte das rotinas do RH e se abrir para isso pode otimizar várias de suas responsabilidades, inclusive a própria admissão.
Principais erros em processo de admissão
Depois de todas essas informações importantes, só resta saber o que não deve fazer durante a admissão de um novo trabalhador.
Vamos ver cada um deles:
Pular etapas
Cada parte do processo admissional tem sua importância para englobar todos os aspectos necessários de uma boa contratação. Seja do ponto de vista jurídico, burocrático, estratégico ou outros ainda.
A melhor maneira de evitar este tipo de erro é planejar a admissão antes de executá-la.
Não cumprir prazos
Outro ponto que merece consideração, como já mencionamos, é a atenção aos prazos estipulados.
Por exemplo:
- O exame admissional deve ser feito antes do colaborador iniciar o trabalho na empresa;
- A carteira de trabalho deve ser devolvida em até 48h;
- A assinatura do contrato e o cadastro no e-Social também devem ser feitos antes do início da prestação de serviços.
Não organizar processos e documentá-los
Um dos maiores erros que o RH pode cometer é não documentar todas as movimentações dos trabalhadores. É justamente por essa falha que boa parte das empresas perde processos judiciais.
Aliás, essa é uma dica válida não só para o processo de admissão, mas para todos os outros. Erros na folha de pagamento, falta de documentação das movimentações burocráticas, não registrar da maneira correta os afastamentos, etc.
Não humanizar os primeiros contatos
A burocracia faz parte de qualquer candidatura, mas se não existe uma atenção ao candidato no sentido de comunicar o andamento do processo e, ao mesmo tempo, a seleção tem uma quantidade excessiva de etapas, você pode perder o profissional.
Para que ele não perca interesse na vaga e comece a procurar outras, também é preciso ter empatia, colocando-se no lugar dele, e otimizar o processo. Afinal, numa boa contratação tanto a empresa quanto o profissional ganham.
Não realizar onboarding
Da mesma forma, se ele começa um trabalho e ninguém orienta o novo colaborador sobre como a empresa funciona e como acontecerá, na prática, o seu trabalho; ele pode desanimar logo. Afinal, ele não é só uma ferramenta para o crescimento da empresa. É uma pessoa que deseja fazer parte do time.
Nesse sentido, é preciso que a cultura da empresa seja acolhedora o suficiente e que alguns profissionais sejam responsáveis pela inclusão da pessoa que está chegando. De preferência, com a presença do líder.
Cada vez mais, a tecnologia tem feito parte das rotinas do RH e se abrir para isso pode otimizar várias de suas responsabilidades, inclusive a própria admissão.
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