Matriz RACI: o que é e como aplicar a matriz de responsabilidades

15/11/2021

Por

Andresa Araujo

Matriz RACI: o que é e como aplicar a matriz de responsabilidades

Na sua empresa, os projetos costumam ser mais simples ou complexos? Não é raro encontrar, em um mesmo time, dois ou mais especialistas com funções muito parecidas. Por isso, usar uma matriz RACI pode facilitar esse processo.

Ao continuar esta leitura, você vai adicionar à sua bagagem mais uma dica que pode facilitar o seu o dia a dia no trabalho. Vamos lá?

Neste artigo você encontra:

O que é matriz RACI?

A matriz RACI é um documento que organiza as responsabilidades dos integrantes de uma equipe de forma mais eficiente. O acrônimo significa Responsible, Accountable, Consulted, Informed (Responsável, Autoridade ou Aprovador, Consultado e Informado).

A ferramenta, que também pode ser chamada de Linear Responsibility Chart (LRC), é amplamente utilizada em gestão de projetos e também pode ser aplicada no universo do RH. 

Por exemplo, todo projeto tem um escopo — que é a descrição do que se espera dele, com prazos, ações, metodologias, resultados esperados etc. 

Você também pode criar um escopo ao elaborar um treinamento, por exemplo, tornando a ação mais eficiente e contribuindo mais ainda com o crescimento da empresa.

Da mesma forma é a matriz de responsabilidades. Suponha que você está conduzindo uma seleção. Pedro, um colega do setor e psicólogo, fará as entrevistas e, Giovana, outra colega, entrará em contato com as empresas parceiras para os testes psicotécnicos.

Nesse caso, você é o  aprovador (A) de um projeto, Pedro poderá ser consultado (C) em alguns momentos e Giovana também deverá se manter informada (I) ao longo do processo. Pedro e Giovana, inclusive, fazem parte do braço responsável (R) da tabela.

Mas a matriz RACI não se limita aos projetos de RH. Ela também auxilia na própria produtividade dos funcionários.  Até porque a ferramenta foi idealizada visando a melhora da produtividade nas organizações. 

Assim, é possível também adequar as funções dos colaboradores na matriz, seja qual for o departamento.

Para que serve a matriz de responsabilidades?

Com o exemplo anterior, deu para ter uma noção da utilidade da matriz RACI, não é mesmo? Olha só algumas das suas vantagens:

  • informa a todos da equipe quanto às suas respectivas responsabilidades em um projeto;
  • auxilia na comunicação, definindo quem deve ser consultado, informado etc.;
  • previne conflitos, já que as obrigações de cada um ficam consolidadas na tabela;
  • torna o fluxo do projeto mais fluido, pois a ferramenta é simples, visual e intuitiva;
  • contribui com o senso de responsabilidade dos colaboradores, pois o documento registra o que se espera de cada integrante do projeto;
  • evita que alguma tarefa ou profissional fique de fora do projeto; 
  • possibilita ajustes e mudanças posteriores, caso o projeto seja descontinuado ou passado para outro responsável.

Quais os papéis e as responsabilidades definidos pela matriz?

Até aqui, você já viu que ao utilizar esse recurso, uma pessoa é definida como responsável, outra como informada etc. Mas como isso funciona exatamente? Olha só:

Responsável

É a pessoa — geralmente, várias pessoas —  que executa o trabalho, ou seja, completa as tarefas. Em outras palavras, é quem põe a mão na massa, o braço operacional do projeto.

Aprovador

O aprovador é aquele que aprova as tarefas. Fácil, né? É recomendável que a pessoa que aprova exerça sozinha essa função, assim o fluxo das tarefas se torna mais funcional.

Consultado

Geralmente, o consultado é um profissional especialista em uma etapa-chave do projeto. Os responsáveis podem recorrer a ele para obterem conselhos de como executar as tarefas da melhor forma possível.  

Informado

É o colaborador que é notificado regularmente sobre o andamento do projeto. Assim como o responsável, normalmente mais de um profissional ocupa essa função de informado. Ele pode auxiliar, ou não, nas tomadas de decisão.

Além dessas 4 principais funções, com o aperfeiçoamento da RACI, algumas ocupações adicionais foram criadas:

  • backup: substitui um membro da equipe em situações de imprevistos;
  • originador: cria e entrega tarefas;
  • manager: gerencia as entregas feitas;
  • suporte: ajuda os integrantes responsáveis. 

Vale a pena aplicar a matriz RACI?

Agora, vamos entender se compensa aderir a essa ferramenta com um exemplo já validado em pesquisa. 

Em 2019, um estudo apresentado em um congresso de Engenharia de Produção, aqui no Brasil, testou a eficácia da matriz RACI em uma grande empresa de logística, referência nacional no ramo ferroviário. 

A organização em questão enfrentava alguns desafios, como estes:

  • baixo rendimento na manutenção dos equipamentos;
  • custos de produção desnecessários;
  • desperdício de tempo.

Depois de implantada a matriz RACI, sob a metodologia DMAIC de gestão de qualidade, os colaboradores compreenderam melhor o fluxo das informações e as responsabilidades. Além disso, os gestores passaram a ter uma rastreabilidade mais eficiente do processo.  

Mas há desvantagens em utilizar essa ferramenta? 

Bom, há algumas limitações, como todo método. É o caso da incompatibilidade para alguns projetos e se a matriz não for criada de forma adequada, seguindo as etapas fundamentais, as quais você vai ler logo mais.

Para simplificar: se a equipe for pequena, faça uma atribuição simples de responsabilidades. Já se for uma equipe maior e/ou as funções dos integrantes são muito parecidas entre si — a matriz RACI pode auxiliar.

Passo a passo para criar a matriz de responsabilidades para sua empresa

Se interessou pela ferramenta? Entenda, no passo a passo a seguir, como criar a sua e melhorar a produtividade dos seus colaboradores!

Indique as atividades

A etapa mais básica é saber o que vai ser realizado pelo time. Suponha que a equipe comercial vai fazer um plano de ação de vendas. Algumas das atividades a definir, por exemplo, são: analisar o funil de vendas, criar metas e estabelecer um orçamento.

Atribua as funções de cada pessoa

Com a lista das atividades necessárias para o projeto, basta atribuir a função RACI a cada ator. Alguns ficarão como responsáveis, outros como informados e assim por diante.

O Excel é uma das melhores ferramentas para construir sua matriz de responsabilidades. Coloque as funções nas linhas, os nomes dos colaboradores nas colunas e as letras (R, A, C, I) nas células correspondentes.

Confira a matriz

Depois de fazer essa proposta de divisão de responsabilidades, revise toda a matriz e apresente para a equipe. É importante saber se o planejamento ficou de acordo para que eles possam colocar a RACI em prática sem estresse e sem pedidos de mudança.

Faça uma troca de feedbacks

Mesmo com a matriz concluída, é interessante monitorar e saber se os colaboradores estão satisfeitos com as funções para os quais foram atribuídos. Além disso, aproveite que a ferramenta é muito visual e clara para acertar prazos e fazer melhorias do desempenho do time como um todo.

Quais os principais erros envolvidos durante a elaboração da RACI?

Mesmo seguindo um esquema por etapas, como esse, é normal a matriz parecer desequilibrada. Veja alguns dos erros mais comuns que podem acontecer:

  • muitos R’s: quando a divisão mostra muitos atores na função de Responsável, vale a pena se questionar se realmente é necessário que haja tantas pessoas na fase de execução;
  • nenhum R ou A: imagine que você achou várias células vazias na matriz. Pergunte a si mesmo se a função correspondente é essencial.
  • muitos C’s: quando o consultor é procurado muitas vezes, o fluxo do projeto pode se tornar oneroso. Será que essa dependência pelas consultas é mesmo válida?
  • muitos I’s: de forma parecida, será que tantas pessoas precisam ser informadas sobre as etapas do projeto? Não seria mais interessante manter apenas as pessoas com as funções mais estratégicas?

Assim, na rotina de uma organização, surgem diferentes tipos de projetos. Dependendo do perfil deles, a matriz RACI pode torná-los muito mais eficientes. Com isso, seus colaboradores podem ter uma maior produtividade e satisfação com os resultados.

Gostou de conhecer esse recurso que ajuda na gestão de tarefas da empresa? Então baixe gratuitamente nosso ebook que ajuda na tomada de decisão e na redução de despesas no RH!

Dados para RHs: como tomar decisões e otimizar gastos


Logotipo Pipo Saúde
Pipo Saúde

Conectamos a sua empresa com os melhores benefícios de saúde: Planos de saúde, odontológico e muito mais para o bem estar dos colaboradores da companhia.

Inscreva-se na Newsletter da Pipo!

Imagem de um brilho.

Pronto para simplificar a  gestão de saúde da sua empresa?

Comece agora uma nova relação com o plano de saúde da sua empresa.

Quero uma cotaçãoImagem de uma estrelinha.

Posts recomendados