Custo de um funcionário: como calcular e o que considerar?

2/4/2021

Por

Aline Oliveira

Custo de um funcionário: como calcular e o que considerar?

Quem lida com RH, geralmente, sabe que um colaborador custa mais do que simplesmente o salário que lhe é pago, mas quanto é esse “mais”? Como entender o custo de um funcionário de maneira precisa?

Saiba que, muito além do salário que recebe, um colaborador demanda pelo pagamento de obrigações trabalhistas, dos benefícios oferecidos pela empresa e outras despesas que veremos ao longo deste artigo. 

Você vai perceber que, muito mais do que a remuneração em si, os outros investimentos precisam ser sempre colocados na ponta do lápis, pois somente após entender todos os custos é que o setor conseguirá realizar contratações, demissões e atividades cada vez mais estratégicas. Acompanhe!

Por que calcular o custo de um colaborador

Uma pesquisa já divulgada comprovou que o maior custo das empresas é a folha de pagamento e isso não é de se estranhar, pois as organizações são feitas de pessoas e são essas pessoas que fazem o negócio girar e dão lucro para a companhia. 

Decerto, ter colaboradores demanda custos para toda organização, caso contrário, não há resultados nem prosperidade para a empresa. Ter um capital tão rico, como é o funcionário, requer entender qual é o custo de sua manutenção e se esse investimento traz retornos positivos.

Além disso, entender qual é o custo dos colaboradores auxilia em:

  • entender se o momento atual permite novas contratações;
  • identificar se o colaborador está garantindo resultados esperados e condizentes com os investimentos feitos nele;
  • saber em quais áreas é possível cortar custos, caso haja necessidade de contenção de verbas;
  • distinguir os gastos com verbas trabalhistas e reduzir esses custos por meio do aproveitamento de incentivos fiscais ou de outros benefícios legais.

Contratação CLT ou PJ? O que levar em consideração

Com o objetivo principal de reduzir custos internos — e consequentes despesas com manutenção de funcionários — muitas empresas têm aderido à contratação de pessoas jurídicas, ou seja: a famosa contratação PJ.

No entanto, é importante considerar os pontos positivos e negativos dessa relação trabalhista — que vem ganhando espaço no mercado de trabalho — em relação à CLT. A seguir, entenda como funciona cada modelo de trabalho.

Funcionário com carteira assinada (CLT)

O trabalhador formal, conhecido como CLT, é aquele que tem a carteira assinada pela empresa e conta com todos os direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho

Nesse caso, o profissional tem direitos como:

  1. Férias;
  2. 13º salário;
  3. FGTS;
  4. vale-transporte;
  5. INSS;
  6. benefícios não obrigatórios e que, geralmente, são concedidos pelas empresas como plano de saúde, vale-refeição, entre outros.

Quando o trabalhador tem a carteira assinada, esses descontos (exceto FGTS) são feitos na sua folha de pagamento, também conhecida como holerite. 

Vale ressaltar que o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço não é descontado do trabalhador, pois é uma obrigação paga pela empresa contratante.

As obrigações legais, como Imposto de Renda e INSS, são pagas pela empresa e descontadas do funcionário com base no seu salário.

De maneira geral, tanto para o profissional quanto para a empresa, o trabalho formal gera diversos custos, pois a legislação preserva vários dos seus direitos que são garantidos por meio das contribuições pagas mensalmente, como é o caso do seguro-desemprego e FGTS.

Colaborador pessoa jurídica (PJ)

O número de oportunidades surgidas nesse modelo de contratação aumentou 36% com o início da pandemia, em março de 2020. Entre as principais razões está a desobrigação do pagamento de direitos trabalhistas por parte da empresa, já que aqui não há uma relação de emprego.

Isso se dá pelo fato de que o profissional contratado como PJ — que também é uma pessoa jurídica — atua como prestador de serviços para a empresa e emite notas fiscais. Ou seja: é uma empresa trabalhando para outra empresa.

Porém, nesse modelo de trabalho, o funcionário não deve exercer o mesmo papel de profissionais celetistas (CLT), pois assim, se caracterizaria vínculo de emprego. Um exemplo clássico é estabelecer jornada de trabalho integral e fixa, situação que não deve acontecer no formato PJ, pois não há relação de subordinação.

Essa é uma relação de trabalho que merece atenção, pois, caso seja estabelecida sob características semelhantes às de um trabalho formal, a empresa estará sujeita à fiscalização de órgãos do trabalho, além de estar suscetível a processos trabalhistas.

Como fazer o cálculo de custo de um funcionário

Como você percebeu, quando a empresa contrata colaboradores em regime PJ ela não é obrigada a pagar obrigações trabalhistas, por isso, nosso cálculo aqui será sobre os custos da organização com o trabalhador CLT, certo?

Os gastos com funcionários também variam de acordo com o regime tributário em que a empresa está enquadrada, no Simples Nacional ou no Lucro Real ou Lucro Presumido. 

Simples Nacional

Esse é o enquadramento de micro e pequenas empresas e é o modelo que conta com alíquotas menores a serem pagas ao governo. Veja como calcular o custo de um funcionário neste caso:

  • 8% de FGTS sobre o salário bruto do trabalhador;
  • férias: R$ 1.100 (valor anual sobre o salário mínimo para 2021);
  • 1/3 sobre as férias;
  • 13º salário: R$1.100 (valor anual sobre o salário mínimo para 2021);
  • 8% de FGTS do valor anual;
  • Provisão Mensal (férias + ⅓ sobre férias + 13º salário + 8% de FGTS anual) / 12;
  • INSS: varia de 7,5% a 14%, dependendo da faixa salarial (a contribuição é feita de forma separada, neste caso);
  • 6% de vale-transporte sobre o salário bruto;
  • descontos sobre benefícios não obrigatórios (como seguro de saúde e vale-refeição) e que variam de acordo com as políticas de cada empresa. 

Lucro Real ou Lucro Presumido

O Lucro Real ou Presumido é o enquadramento tributário de empresas de médio e grande portes e que faturam até R$ 78 milhões por ano. Neste caso, além das despesas acima, devem ser considerados:

  • INSS patronal;
  • alíquota de terceiros e a depender da categoria da organização, como RAT (Riscos Ambientais do Trabalho), Incra, Sesc, Sesi e outros.

Além de todos esses custos, quando a empresa oferece benefícios como bolsas de estudos, salário educação, remuneração de horas extras, entre outros, todos eles também devem ser considerados na folha de pagamento para o cálculo ser o mais real e efetivo possível.

Como manter os gastos com colaboradores dentro do esperado

Com tantas obrigações mensais e anuais é preciso pensar em estratégias para diminuir os custos com colaboradores, sem abrir mão da valorização do seu time. Veja algumas dicas que podem ser adotadas:

  1. Fique de olho nas horas extras: isso evita a necessidade de remunerações extras e no esgotamento e estresse do colaborador;
  2. contrate profissionais com mais experiência: isso ajuda na redução de tempo necessário para adaptação e acelera os resultados, já que eles tendem a produzir mais;
  3. aposte em benefícios que agregam valor: essa é uma estratégia inteligente para engajar os colaboradores e atrair os melhores talentos.


Investir em benefícios relevantes para o time é uma das principais medidas que a sua empresa pode adotar quando o objetivo é reduzir custos com os funcionários, pois assim, eles se sentem mais satisfeitos com a empresa e, consequentemente, se tornam mais produtivos e valiosos para a organização.

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