Quem trabalha com RH, geralmente, sabe que um colaborador custa mais do que simplesmente o salário que lhe é pago, mas quanto é esse “mais”? Como entender o custo de um funcionário de maneira precisa?
Muito além do salário que recebe, um colaborador demanda pelo pagamento de obrigações trabalhistas, dos benefícios oferecidos pela empresa e outras despesas que veremos ao longo deste artigo.
Você vai perceber que, muito mais do que a remuneração em si, os outros investimentos precisam ser sempre colocados na ponta do lápis, pois somente após entender todos os custos é que o setor conseguirá realizar contratações, demissões e atividades cada vez mais estratégicas.
Neste artigo, você vai ver:
- Por que calcular o custo de um colaborador?
- Contratação CLT ou PJ? O que levar em consideração?
- Como fazer o cálculo de custo de um funcionário?
- Como manter os gastos com colaboradores dentro do esperado?
- Como gerenciar a relação de custos vs. resultados?
- Outros custos relevantes
Por que calcular o custo de um colaborador
Uma pesquisa já divulgada comprovou que o maior custo das empresas é a folha de pagamento e isso não é de se estranhar, pois as organizações são feitas de pessoas e são essas pessoas que fazem o negócio girar e dão lucro para a companhia.
Decerto, ter colaboradores demanda custos para toda organização, caso contrário, não há resultados nem prosperidade para a empresa. Ter um capital tão rico, como é o funcionário, requer entender qual é o custo de sua manutenção e se esse investimento traz retornos positivos.
De maneira resumida, entender qual é o custo dos colaboradores auxilia em:
- Entender se o momento atual permite novas contratações;
- Identificar se o colaborador está garantindo resultados esperados e condizentes com os investimentos feitos nele;
- Saber em quais áreas é possível cortar custos, caso haja necessidade de contenção de verbas;
- Distinguir os gastos com verbas trabalhistas e reduzir esses custos por meio do aproveitamento de incentivos fiscais ou de outros benefícios legais.
Contratação CLT ou PJ? O que levar em consideração?
Com o objetivo principal de reduzir custos internos — e consequentes despesas com manutenção de funcionários — muitas empresas têm aderido à contratação de pessoas jurídicas, ou seja: a famosa contratação PJ.
No entanto, é importante considerar os pontos positivos e negativos dessa relação trabalhista — que vem ganhando espaço no mercado de trabalho — em relação à CLT. A seguir, entenda como funciona cada modelo de trabalho.
Funcionário com carteira assinada (CLT)
O trabalhador formal, conhecido como CLT, é aquele que tem a carteira assinada pela empresa e conta com todos os direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho.
Nesse caso, o profissional tem direitos como:
- Férias;
- 13º salário;
- FGTS;
- Vale-transporte;
- INSS;
- Benefícios não obrigatórios e que, geralmente, são concedidos pelas empresas como plano de saúde, vale-refeição, entre outros.
Quando o trabalhador tem a carteira assinada, esses descontos (exceto FGTS) são feitos na sua folha de pagamento, também conhecida como holerite.
Vale ressaltar que o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço não é descontado do trabalhador, pois é uma obrigação paga pela empresa contratante.
As obrigações legais, como Imposto de Renda e INSS, são pagas pela empresa e descontadas do funcionário com base no seu salário.
De maneira geral, tanto para o profissional quanto para a empresa, o trabalho formal gera diversos custos, pois a legislação preserva vários dos seus direitos que são garantidos por meio das contribuições pagas mensalmente, como é o caso do seguro-desemprego e FGTS.
Colaborador pessoa jurídica (PJ)
O número de oportunidades surgidas nesse modelo de contratação aumentou 36% durante a pandemia. Entre as principais razões está a desobrigação do pagamento de direitos trabalhistas por parte da empresa, já que aqui não há uma relação de emprego.
Isso se dá pelo fato de que o profissional contratado como PJ — que também é uma pessoa jurídica — atua como prestador de serviços para a empresa e emite notas fiscais. Ou seja: é uma empresa trabalhando para outra empresa.
Porém, nesse modelo de trabalho, o profissional contratado não deve exercer o mesmo papel de profissionais celetistas (CLT), pois assim, se caracterizaria vínculo de emprego. Um exemplo clássico é estabelecer jornada de trabalho integral e fixa, situação que não deve acontecer no formato PJ, pois não há relação de subordinação.
Essa é uma relação de trabalho que merece atenção, pois, caso seja estabelecida sob características semelhantes às de um trabalho formal, a empresa estará pejotizando o profissional. Por isso, fica sujeita à fiscalização de órgãos do trabalho, além de estar suscetível a processos trabalhistas.
Como fazer o cálculo de custo de um funcionário?
Como você percebeu, quando a empresa contrata colaboradores em regime PJ ela não é obrigada a pagar obrigações trabalhistas, por isso, nosso cálculo aqui será sobre os custos da organização com o trabalhador CLT, certo?
Os gastos com funcionários também variam de acordo com o regime tributário em que a empresa está enquadrada, no Simples Nacional ou no Lucro Real ou Lucro Presumido.
Simples Nacional
Esse é o enquadramento de micro e pequenas empresas e é o modelo que conta com alíquotas menores a serem pagas ao governo. Veja como calcular o custo de um funcionário neste caso:
- 8% de FGTS sobre o salário bruto do trabalhador;
- férias: R$ 1.100 (valor anual sobre o salário mínimo para 2021);
- 1/3 sobre as férias;
- 13º salário: R$1.100 (valor anual sobre o salário mínimo para 2021);
- 8% de FGTS do valor anual;
- Provisão Mensal (férias + ⅓ sobre férias + 13º salário + 8% de FGTS anual) / 12;
- INSS: varia de 7,5% a 14%, dependendo da faixa salarial (a contribuição é feita de forma separada, neste caso);
- 6% de vale-transporte sobre o salário bruto;
- descontos sobre benefícios não obrigatórios (como seguro de saúde e vale-refeição) e que variam de acordo com as políticas de cada empresa.
Lucro Real ou Lucro Presumido
O Lucro Real ou Presumido é o enquadramento tributário de empresas de médio e grande portes e que faturam até R$ 78 milhões por ano. Neste caso, além das despesas acima, devem ser considerados:
- INSS patronal;
- Alíquota de terceiros e a depender da categoria da organização, como RAT (Riscos Ambientais do Trabalho), INCRA, SESC, SESI e outros.
Além de todos esses custos, quando a empresa oferece benefícios como bolsas de estudos, salário educação, remuneração de horas extras, entre outros; todos eles também devem ser considerados na folha de pagamento para o cálculo ser o mais real e efetivo possível.
Outros custos relevantes
Você já sabe que o custo do funcionário não envolve apenas seu salário. É preciso contabilizar os impostos obrigatórios e exigências feitas pela legislação brasileira.
Mas, além do que já abordamos acima, é importante considerar os custos com:
- Uniformes
- Equipamentos
- Treinamentos
- Saúde mental
entre outros.
Porém, é importante considerar que esses gastos “extras” não são apenas gastos. Muitos deles, como a assistência médica e os treinamentos, acabam sendo investimentos na própria empresa — uma vez que pessoas saudáveis produzem melhor e pessoas felizes produzem mais e são mais pró-ativas.
Treinamento
Um aspecto que vale a pena evidenciar são os custos com treinamentos de colaboradores. Some aqui workshops, rodas de conversa, cursos e todo o investimento educacional realizado pela empresa.
Esse é um dos itens mais valorizados por funcionários, que querem continuar progredindo na carreira. Consequentemente, acaba sendo muito importante para que a qualidade do trabalho se mantenha ou melhore e também para a retenção de talentos.
Como manter os gastos com colaboradores dentro do esperado?
Com tantas obrigações mensais e anuais é preciso pensar em estratégias para diminuir os custos com colaboradores, sem abrir mão da valorização do seu time. Veja algumas dicas que podem ser adotadas:
- Fique de olho nas horas extras: isso evita a necessidade de remunerações extras e no esgotamento e estresse do colaborador;
- Contrate profissionais com mais experiência: isso ajuda na redução de tempo necessário para adaptação e acelera os resultados, já que eles tendem a realizar entregas com mais qualidade;
- Aposte em benefícios que agregam valor: essa é uma estratégia inteligente para engajar os colaboradores e atrair os melhores talentos.
Como gerenciar a relação de custos vs. resultados?
Sabia que o custo de um funcionário pode ser até 183% maior do que o seu salário? É o que diz uma pesquisa feita pela FGV. A partir deste dado apenas, é possível entender com mais clareza a importância de analisar os custos da empresa com um funcionário.
Fazendo uma análise quantitativa da quantia destinada para cada funcionário e dos resultados do setor ou da empresa, em geral, é possível ter uma visão mais clara sobre o que deve ser esperado.
Para iniciar o gerenciamento dessa relação, é importante planejar. Avalie se é o melhor momento para fazer contratações, considerando todos os gastos que a empresa terá para além do salário em si. Ao mesmo tempo, não deixe de considerar o valor das oportunidades que podem ser perdidas caso a contratação não ocorra.
Tudo depende do momento específico em que a empresa está e quais são seus objetivos de médio a longo prazo.
Como melhorar o ROI nessa relação?
Contratações de qualidade são a melhor maneira de diminuir o custo do funcionário, melhorando o ROI do capital humano da empresa.
Com os candidatos certos, além de diminuir o tempo de contratação, você aumenta as chances do funcionário querer continuar na empresa realizando seu trabalho de maneira engajada, ou seja, produtiva.
Aposte em estratégias de employer branding e refaça a análise do ROI periodicamente.
Além disso, investir em benefícios relevantes para o time é uma das principais medidas que a sua empresa pode adotar quando o objetivo é reduzir custos com os funcionários, pois assim, eles se sentem mais satisfeitos com a empresa e, consequentemente, se tornam mais produtivos e valiosos para a organização.
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